人事労務の効率化を図りたいが、「どの人事労務システムを選べばよいのか分からない」「システムごとの違いや選び方のポイントを知りたい」と悩む企業は少なくありません。

人事労務システムを導入する際は、自社の業務内容に合ったタイプを選ぶことが非常に重要です。多機能型、特化型、クラウド型などさまざまな種類があり、それぞれにメリット・デメリットが存在します。

この記事では、人事労務システムの基本的な仕組みや種類、選び方のポイントを解説し、おすすめのシステムも紹介します。

人事労務システムとは？SaaSとの関係も解説

人事労務システムとは、従業員の情報管理や雇用契約、社会保険、給与計算、勤怠管理などの人事・労務関連業務を一元的に管理するためのITツールです。

かつては、PCにインストールして使うソフトウェア型の製品が主流でしたが、現在ではインターネット経由で利用できる「SaaS（Software as a Service）」型が主流となっています。

SaaS型の人事労務システムは、クラウド上で常に最新の法改正に対応できる点や、社外からもアクセス可能であることから、中小企業を中心に導入が進んでいます。コスト面でも初期費用を抑えやすく、使いたい機能だけを選んで段階的に導入できる柔軟性も魅力の一つです。

人事労務システムの3つのタイプ

人事労務システムには、複数の業務を一括で管理できる多機能型、特定業務に特化した特化型、段階的導入に適した機能拡張型があり、自社の業務課題に応じて選ぶことが重要です。

多機能型

多機能型の人事労務システムは、人事評価、勤怠管理、給与計算、社会保険手続きなど、人事労務に関する幅広い業務を一元管理できるタイプです。

情報の一元化により、業務の重複やデータの不整合を防ぎやすくなります。蓄積された従業員データをもとに、組織分析や人材育成などにも活用できるため、戦略的な人事管理を行いたい企業にとって最適です。

特化型

特化型の人事労務システムは、採用管理や人材管理、勤怠管理など、特定の業務に特化されたタイプです。

必要な機能だけに絞ることで、導入や操作が簡単になり、コストも抑えやすくなります。現在直面している課題が明確で、その業務だけを効率化したいと考えている企業には特化型が適しています。将来的に他の機能を追加したい場合でも、別のツールと組み合わせて柔軟に拡張可能できます。

特化型

機能拡張型の人事労務システムは、他の業務システムと連携しやすく、段階的な導入に適している点が特徴です。

たとえば、最初は勤怠管理機能だけを導入し、後から給与計算や人材管理の機能を追加するといった運用が可能です。シリーズ連携型と呼ばれる製品では、複数の特化型システムを同一ベンダーが提供しており、スムーズな連携が実現されます可能。必要な機能を必要な時期に追加できるため、スモールスタートを検討している企業にとっては有効な選択です。

おすすめの人事労務システム15選

現在提供されている人事労務システムの中から、中小企業でも導入しやすく、機能面やサポート体制に優れた15のツールを厳選し紹介します。

freee人事労務

freee人事労務は、クラウド型で人事労務の手続きを自動化できる中小企業向けのシステムです。

入社・退職手続きや年末調整、社会保険の電子申請など、複雑で時間のかかる業務を効率化できます。会計ソフトfreeeとの連携も可能で、経理業務との一貫管理を実現します。

スマートフォンからの操作にも対応しており、現場やリモートワークでも使いやすいのが特長です。無料トライアル期間も用意されているため、導入前の操作確認もしやすくなっています。

参考：freee人事労務 | シェアNo.1の労務管理システム

SmartHR

SmartHRは、労務手続きのペーパーレス化と自動化を推進するクラウド型の人事労務システムです。

入社手続きや社会保険・雇用保険の申請、年末調整などの書類作成をオンライン上で完結でき、作業の効率化に直結します。また、従業員情報を一元管理できるため、情報更新の手間を削減できます。従業員自らが入力するセルフ入力機能も備えており、

担当者の負担軽減に役立ちます。無料トライアルも提供されており、操作性や機能を事前に確認できます。

参考：SmartHR（スマートHR）｜シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

オフィスステーション

オフィスステーションは、社会保険・雇用保険の電子申請に特化したクラウド型人事労務システムです。

手書きや郵送による申請業務をデジタル化し、申請書類の自動作成やデータ送信をオンラインで完了させることができます。法改正への対応が迅速で、行政手続きの正確性とスピードを確保できる点が特長です。勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携も可能で、業務全体の効率化につながります。

初期費用が不要なプランや無料トライアルも用意されています。

参考：オフィスステーション｜シェアNo.1人事労務クラウドソフト

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、入退社管理や雇用契約、社会保険手続き、マイナンバー管理などをクラウド上で一元管理できる人事労務システムです。

使いやすいインターフェースと直感的な操作性が評価されており、初めて人事労務システムを導入する企業でもスムーズに運用を始められます。ジョブカン勤怠管理や給与計算など、同シリーズの他システムと連携することで、より広範囲な業務の自動化が可能です。

無料プランやトライアルも用意されており、導入前に試せる点も安心材料です。

参考：労務管理システムで人事業務の効率化をかなえる｜ジョブカン労務HR

OBC人事労務システム

OBC人事労務システムは、企業規模や業種を問わず幅広く利用されている、実績豊富なパッケージ型システムです。

給与計算、社会保険手続き、年末調整などの基本機能に加え、勤怠管理や人材育成支援など、企業の成長段階に応じた機能を段階的に追加できます。シリーズ製品である「奉行クラウド」との連携により、経理や総務といった他部門とのデータ共有もスムーズに行えます。長期運用に耐えうる安定性とサポート体制も整っており、信頼性の高い選択肢です。

参考：人事労務業務｜業務から探す｜クラウド人事労務システムなら【奉行クラウドのOBC】

One人事

One人事は、労務管理だけでなく、人材配置や人事評価などの戦略的な人事機能にも対応したクラウド型人事労務システムです。

人事情報を一元管理できるだけでなく、組織改編や人材育成のシミュレーションにも活用できます。視覚的に分かりやすい画面設計で、操作性にも優れており、複雑な人事データを扱う担当者の業務負担を軽減します。

柔軟なカスタマイズが可能で、企業ごとの制度やフローに合わせた設計がしやすくなっており、無料トライアルで事前に体験することもできます。

参考：One人事【機能満足度No.1】は、労務管理・勤怠管理・給与計算・人事評価や人材育成のタレントマネジメントをワンストップで支援する人事労務システムです。

HRBrain 労務管理

HRBrain 労務管理は、入社・退職時の手続きや社会保険申請、年末調整といった業務をオンラインで完結できるクラウド型の人事労務システムです。

UIが洗練されており、非IT系の社員でも迷わず操作できる点が特長です。従業員が情報を直接入力する仕組みにより、担当者の作業負担が大幅に軽減されます。また、同社が提供する人材管理や人事評価システムとも連携可能で、企業の成長に応じて活用範囲を広げていけます。

無料トライアルも提供されており、導入前の検証にも適しています。

参考：HRBrain 労務管理 | 【サポート品質 No.1】 | HRBrain

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務は、雇用契約や社会保険手続き、年末調整といった労務業務をクラウド上で一括管理できる人事労務システムです。

ジンジャーシリーズの勤怠管理や給与計算、人材管理などと連携することで、人事業務全体を統合的に運用することができます。法改正への迅速な対応や自動アップデート機能も備えており、常に最新の状態で業務を進められます。

導入前に利用感を試せる無料トライアルも提供されており、初めての導入でも安心して検討できます。

参考：クラウド型人事労務管理システム「ジンジャー人事労務」｜jinjer株式会社

KING OF TIME 人事労務

KING OF TIME 人事労務は、勤怠管理システムで高いシェアを持つKING OF TIMEシリーズの労務管理ツールです。

入退社手続きや社会保険の電子申請、マイナンバー管理など、労務業務を効率化する機能を幅広く搭載しています。シリーズの勤怠管理システムとスムーズに連携でき、従業員情報の入力や更新の手間を大幅に削減できます。法令対応も自動で行われ、安心して運用できる点が特長です。

無料トライアル期間が設けられており、導入前に実際の使用感を確認することが可能です。

参考：クラウド人事管理システム「KING OF TIME 人事労務」

マネーフォワード人事管理システム

マネーフォワード人事管理システムは、給与・勤怠・労務・人事情報を一元化し、業務の効率化を実現するクラウド型システムです。

社会保険の手続きや年末調整、マイナンバー管理といった複雑な業務も自動化されており、人的ミスの削減と工数削減が可能です。会計ソフトや他のマネーフォワード製品と連携することで、経理・財務部門との連携もスムーズになります。

中小企業から大企業まで柔軟に対応でき、無料トライアルで操作性を事前に体験できます。

参考：人事管理システム - マネーフォワード クラウド人事管理

カオナビ

カオナビは、人材情報の可視化と活用を目的としたクラウド型の人事システムで、人事評価や配置シミュレーション、スキル管理などに強みを持ちます。

顔写真付きの人材データベースをベースに、従業員の能力や経歴、適性などを直感的に把握できるため、組織づくりや人材活用に役立ちます。人事労務業務の効率化というよりは、戦略的人事を進めたい企業に適しており、他の労務系システムと併用することで相乗効果を発揮します。

無料トライアルも提供されています。

参考：カオナビ｜【シェアNo.1】社員の個性・才能を発掘し、戦略人事を加速させるタレントマネジメントシステム

タレントパレット

タレントパレットは、人事データを活用した戦略的人材マネジメントに特化したクラウド型システムです。

人事評価、スキル管理、適性分析、離職予測などの機能を通じて、従業員のパフォーマンス最大化と人材配置の最適化を支援します。蓄積された人事データを可視化し、経営戦略に活かせる点が特長で、経営層から現場担当者まで幅広く活用されています。労務管理機能は限定的ですが、他システムとの併用により、全社的な人事戦略の土台として機能します。

無料トライアルも利用可能です。

参考：タレントパレット｜大手No.1タレントマネジメントシステム

社労夢Company Edition

社労夢Company Editionは、社会保険・労働保険の電子申請に特化した人事労務システムで、全国の社会保険労務士事務所でも多く採用されています。

煩雑になりがちな申請業務をクラウド上で効率的に処理でき、事務ミスの防止や手続き時間の大幅な短縮が可能です。さらに、雇用契約書や帳票類の作成も自動化されており、担当者の負担軽減に役立ちます。行政への申請が多い業種や定型手続きの多い企業にとって、導入効果の大きいツールです。

無料トライアルも提供されています。

参考：社労夢Company Edition｜社会保険・労働保険の電子申請クラウドシステム

ロウムメイト

ロウムメイトは、中小企業向けに設計された労務管理システムで、社会保険や労働保険の申請、年末調整、就業規則の管理などに対応しています。

専門知識がなくても操作しやすい設計が特長で、初めてシステムを導入する企業でも安心して活用できます。帳票の自動作成や電子申請機能を備えており、これまで紙ベースで対応していた業務の大幅な効率化が可能です。法改正への対応も迅速で、最新の制度に基づいた処理が常に行えるよう設計されています。

無料トライアルも提供されています。

参考：ロウムメイト｜労務管理システム by カオナビ

HRMOS（ハーモス）シリーズ

HRMOS（ハーモス）シリーズは、採用・評価・労務管理までを一貫してサポートするクラウド型の人事労務システムです。

特に採用管理の分野に強みを持ち、応募者情報の一元管理や面接スケジュールの調整など、採用活動の効率化に役立ちます。労務機能では、従業員情報や契約情報の管理、社会保険手続きにも対応しており、社内の人事業務全体をスムーズに進められます。シリーズ間での連携性も高く、企業の成長段階に応じた柔軟な運用が可能です。

無料トライアルの提供もあります。

参考：HRMOS（ハーモス）シリーズ| 人事･バックオフィスを進化させる

人事労務のさらなる効率化にはこのツールもおすすめ

人事労務システムとあわせて活用すると、業務の効率化にさらに貢献する支援ツールも存在します。ここでは「IZANAI」と「ActiBook」の特徴と違いを紹介し、それぞれの活用シーンを解説します。

IZANAI（イザナイ）

IZANAI（イザナイ）は、Web接客やナーチャリングに強みを持つAI搭載のチャットツールで、人事労務分野では従業員からのよくある質問対応や、手続きの案内業務を自動化する用途で活用されています。

たとえば、社内ポータルにIZANAIを導入することで、入社手続きや申請方法などの問い合わせに即時対応できる体制を構築できます。

人事担当者の問い合わせ対応工数を減らしつつ、従業員満足度の向上にも貢献できる実用的なツールです。

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

ActiBook（アクティブック）

ActiBook（アクティブック）は、紙の資料やマニュアルをデジタルブック化できるツールで、人事労務業務においては社内規程や就業規則、手続きマニュアルの共有に役立ちます。

スマートフォンやPCからいつでも閲覧できるため、社内文書の配布・更新が容易になり、紙による配布作業や印刷コストの削減にもつながります。閲覧状況の分析機能も備えており、従業員への周知徹底がどの程度進んでいるかを確認することも可能です。

業務効率と情報伝達力を高めるツールとして注目されています。

参考：わずか3ステップ「無料」で電子ブック作成｜ActiBook(アクティブック)

人事労務システムを選ぶときに確認するポイント

人事労務システムを導入する際は、対応業務の範囲や料金体系、他システムとの連携性など、複数の観点から比較検討することが重要です。自社の業務フローに合った製品を選ぶことで、導入効果を最大化できるでしょう。

システムが対応できる業務の範囲

人事労務システムによって、対応できる業務の範囲や対象となる帳票は大きく異なります。勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、年末調整など、どの業務に対応しているかを事前に確認することが重要です。

自社が現在抱えている課題と照らし合わせ、必要な機能を備えた製品を選定することで、無駄のない導入と効果的な業務改善が実現できます。

料金体系

人事労務システムの料金体系は、従業員1人あたりの月額課金制が主流ですが、提供企業によって料金設定やプラン内容は異なります。基本料金に加え、オプション機能の有無やサポート内容により費用が変動するケースもあります。

導入前には、必要な機能と利用人数、予算を明確にしたうえで、複数のサービスを比較検討することが不可欠です。

電子申請の可否

労働保険や社会保険の手続きをオンラインで完結できるかどうかは、人事労務システムを選定する上で重要な判断基準の一つです。

電子申請に対応しているシステムであれば、申請書類の作成から提出までを一貫して自動化でき、人的ミスの防止や手続き時間の短縮が可能になります。どの手続きが電子申請可能かを詳細に確認しておきましょう。

他システムとの連携のしやすさ

人事労務システムを導入する際には、勤怠管理や給与計算、会計システムなど、他の業務システムとスムーズに連携できるかどうかを確認することが重要です。

連携性が高ければ、二重入力や手動による情報転記を避けることができ、業務全体の効率が向上します。特化型システムを段階的に導入する場合や、将来的に機能を拡張する可能性がある場合には、シリーズ連携型やAPI連携に対応している製品を選ぶと、柔軟な運用が可能になります。

従業員の情報の入力方法

従業員の情報をすべて手入力するのは時間がかかり、入力ミスのリスクも高まります。そのため、CSVインポート機能やマイナンバー情報の一括登録、入力支援機能などが備わっているかは重要な確認ポイントです。

とくに従業員数が多い企業では、初期登録時の負担が大きくなるため、自動化された入力支援があるかどうかで業務負荷に大きな差が出ます。

サポート等のフォロー体制

人事労務システムは、導入後の運用を安定させるために、提供企業によるサポート体制の充実度も確認する必要があります。初期設定の代行や操作マニュアルの提供、チャットや電話での問い合わせ対応など、サポート内容は製品ごとに異なります。

また、トラブル時の対応速度や、法改正への自動アップデート機能の有無も重要なポイントです。継続的に安心して利用するには、導入時だけでなく運用フェーズまでを見据えた支援体制が整っている製品を選ぶことが大切です。

トライアルの有無

人事労務システムの導入前には、無料トライアルが用意されているかを確認することが重要です。トライアル期間中に、実際の操作感や自社の業務フローとの相性を確認できるため、導入後のミスマッチを防ぐことができます。

多くのクラウド型サービスでは、トライアルが設けられており、担当者が操作を体験したうえで導入判断を下すことが可能です。本格的な導入前にしっかりと試せる環境が整っているサービスを選ぶと安心です。

人事労務システムを導入するメリット

人事労務システムを導入することで、業務の効率化はもちろん、人的ミスの防止や法令対応の強化、人事評価の透明性向上など、さまざまな面で企業運営にプラスの効果が期待できます。

業務を効率化できる

人事労務システムを導入する最大のメリットの一つが、日々の業務を効率化できる点です。これまで紙やExcelで対応していた入社手続きや勤怠管理、年末調整などをデジタル化することで、作業時間を大幅に削減できます。

また、データが一元管理されることで、必要な情報をすぐに検索・確認できるようになり、報告書や帳票の作成もスムーズに行えます。ルーティンワークの自動化が進むことで、人事担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

入力ミス・転記ミスの防止

人事労務システムを活用することで、従業員情報の一括入力やデータ連携が可能になり、手作業による入力ミスや転記ミスを防げます。特に、給与計算や社会保険の手続きなどは正確さが求められるため、自動計算やチェック機能を備えたシステムの導入は大きな効果を発揮します。

一度登録したデータをもとに各種帳票や申請書が自動作成されるため、業務の正確性が向上し、担当者の心理的負担も軽減されます。

法令違反・コンプライアンス違反のリスク軽減

人事労務システムの多くは、労働関連法令の改正に迅速に対応できるよう設計されており、法定帳票の自動更新や提出期限の通知機能を備えています。これにより、うっかりした提出漏れや記載ミスによる法令違反を防止できます。

また、勤怠管理や残業時間の自動集計により、労働基準法違反のリスクも軽減されます。

透明性の高い人事評価・報酬システムを作れる

人事労務システムには、人事評価や報酬管理のプロセスを可視化・自動化できる機能を備えた製品もあります。評価基準や進捗状況を従業員と共有できる仕組みを構築することで、評価への納得度を高めることが可能になります。

一貫性と公平性のある運用が実現できるため、従業員の信頼感やモチベーションの維持・向上にもつながります。属人的な評価から脱却し、組織全体で納得感のある人事制度を整えるための基盤となります。

人事労務システムの費用相場

人事労務システムの費用は、「1名あたり月額○円」という従量課金制が採用されている場合が多いです。

多機能型のクラウドサービスでは、1人あたり月額400～500円程度が相場とされており、従業員数が増えるほど月額コストも上昇します。また、「最低○名以上の契約が必要」「○名までは無料」といった条件が設けられている場合もあるため、利用人数に応じた最適なプランを見極めることが重要です。

ソフトウェア型かSaaS型かによっても価格構成が異なるため、導入前には料金形態を確認しましょう。

人事労務システムを導入するときの注意点

人事労務システムの導入には多くの利点がありますが、初期費用や運用コスト、社内教育、セキュリティ対応などの課題にも目を向ける必要があります。事前に十分な準備と検討が不可欠です。

導入コストと運用コストがかかる

人事労務システムを導入する際には、初期費用としてライセンス料や初期設定費用、導入支援サービス費などが発生する場合があります。さらに、運用開始後は月額または年額の利用料が継続してかかるため、長期的なコストを見越して予算を組む必要があります。

機能が豊富なシステムほどコストも上がる傾向があるため、自社に必要な機能を明確にしたうえで、コストパフォーマンスに優れたサービスの選定が重要です。

セキュリティ対策をしっかりしておく

人事労務システムでは、従業員の個人情報や給与データなど機密性の高い情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。不正アクセスや情報漏えいを防ぐためには、暗号化通信、アクセス権限の設定、操作ログの記録などの機能が備わっているかを確認する必要があります。

また、サーバーの保守体制やバックアップの有無も重要なチェックポイントです。信頼性の高いシステムを選ぶことで、万が一のトラブルにも強い運用体制が構築できます。

従業員に人事労務システムの使い方を教える必要がある

新たに人事労務システムを導入した場合、社内の従業員に対して操作方法を周知・教育する必要があります。特に、セルフ入力機能や申請ワークフローを利用するシステムでは、使い方を理解してもらわなければ業務が円滑に回りません。

そのため、マニュアルの整備や導入時の説明会、操作研修などを実施する企業も多く、教育に関する時間的・人的コストも想定しておくことが重要です。社内への定着には段階的な運用も有効です。

イレギュラーへの対応が難しい

人事労務システムは、あらかじめ設計された業務フローや処理パターンに従って動作するため、例外的な対応には柔軟性が乏しいことがあります。

たとえば、特殊な契約形態や急な制度変更、個別対応が必要な従業員への処理など、システム上で想定されていないケースでは、マニュアル対応が求められることもあります。すべての業務を自動化することは難しいため、どの範囲までシステム化できるのかを事前に確認しておくことが大切です。

自社に合った人事労務システムを選んで業務を最適化

人事労務システムは、業務の効率化やコンプライアンス強化、戦略的人材活用に貢献する強力なツールです。自社の課題や運用体制に合ったシステムを選定し、無理なく導入・定着させることで、日々の人事労務業務を大きく改善できます。

この記事で紹介した選定ポイントやおすすめのシステムを参考に、自社に最適なシステムを見つけてください。