「総務DXって何をすることなのか分からない」「他社はもう始めているのに、うちは何から手を付けるべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

総務でDXを進めるには、ツールを導入する前に業務の棚卸しと課題の可視化が必要です。ペーパーレス化や業務自動化、社内コミュニケーションの改善など、小さな業務から着実に取り組むことが成功のカギとなります。

この記事では、DXの基礎から総務におけるDXの取り組み事例、実際に使われているツール、導入時に発生しやすい課題やその対策までを解説します。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織構造、さらには企業文化や価値そのものを変革し、競争優位性を高める取り組みのことです。単にアナログ作業をデジタル化するのではなく、既存の業務の在り方を見直し、新たな価値を生み出すことが目的です。

近年、企業の生産性向上や人手不足の解消を目的として、業種を問わずさまざまな分野でDXの導入が加速しています。とくに総務は、多くの部署と関わるため、情報の一元管理や作業の効率化が求められる場面が多いため、DXとの親和性が高い領域です。

たとえば、稟議書の電子化で承認スピードを短縮したり、クラウド型の問い合わせシステムで、よくある質問への対応を自動化できます。こうした変革を積み重ねていくことで、総務の業務全体の効率化と組織力強化につながります。。

総務でDXが求められる理由

総務は、勤怠管理や備品の発注、社内文書の整備など、多岐にわたる業務を担っています。これらの業務は企業運営を支える根幹である一方で、業務量が膨大になりやすい部門です。その結果、作業の属人化や業務効率の低下といった課題が表面化しやすくなっています。

さらに、働き方改革やコロナウイルスの影響により、企業には多様な働き方への柔軟な対応が求められるようになりました。在宅勤務や時差出勤などの新しい勤務形態が定着しつつある今、従来の紙ベースや口頭での対応は、限界を迎えつつあります。

このような背景から、総務には業務の見直しとデジタル技術の活用が急務となっています。DXを導入することで、業務の標準化や自動化が進み、限られた人員でも安定的に業務を回せる体制を築くことが可能となります。

総務におけるDXの取り組み例

総務におけるDXは特別なものではありません。日常業務の課題をテクノロジーで効率化・自動化することがポイントです。ここからは、実際に総務で導入が進んでいるDX施策の特徴と効果を紹介します。

ペーパーレス化

総務のDXの第一歩として、多くの企業が取り組むのがペーパーレス化です。紙の書類をPDFやクラウドで管理することで、業務の効率が大幅に向上します。たとえば、稟議書や申請書などを電子化すれば、書類の回覧や押印の手間がなくなり、リモート環境でもスムーズな処理が可能になります。

また、紙の管理に伴う紛失や保管スペースの問題も解消され、過去の資料も容易に検索できます。修正や更新も即座に反映でき、最新の情報を共有しやすくなります。こうした小さな改善の積み重ねが、総務全体の業務効率化につながります。

社内コミュニケーションツールの導入

チャットやコミュニケーションツールを導入する企業が増えています。従来のメールは、は形式的なやり取りに手間がかかりましたが。チャットツールを使えば、要件だけを送ることができ、リアルタイムでのやり取りが可能になります。

部署の垣根を越えた連携も取りやすくなり、情報の伝達スピードも向上します。さらに、タスク管理やファイル共有といった機能を持つツールを選べば、コミュニケーションと業務管理を同時に行えるため、総務業務の効率化に大きく寄与します。

ルーチン業務の自動化

総務業務には、データ入力や集計、ファイルの分類など、定型作業が数多く存在します。これらの業務は、時間と労力を消費するうえに、ミスも発生しやすいのが現状です。こうした問題を解決する手段として注目されているのが、RPA（Robotic Process Automation）の導入です。

RPAを活用すれば、決まったルールの業務を自動的に処理でき、担当者はより重要な業務に集中できます。たとえば、請求書データの集計や交通費精算のチェックといった作業を自動化することで、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止が実現します。これにより、生産性と品質を同時に高められます。

ワークフローシステムの導入

ワークフローシステムとは、申請から承認までの業務プロセスをすべてデジタル上で完結させる仕組みのことです。総務では、稟議書や経費精算書、休暇申請書など、紙対応が多く、処理の遅延や紛失リスクが課題となります。

このような課題を解決するために、ワークフローシステムの導入が進められています。デジタル化された申請フローであれば、申請者の入力ミスも減り、承認者の負担も軽減されます。また、過去の申請履歴が自動的に保存されるため、後からの確認やデータ分析にも活用しやすくなります。総務業務をスムーズかつ透明性の高いものにするうえで、ワークフローシステムは非常に有効な手段です。

物品管理システムの導入

総務が担う業務の中でも、備品の管理は非常に重要です。社内で使用する物品が適切に管理されていなければ、重複購入や在庫不足といった問題が発生し、無駄なコストの原因になります。これらの課題を解決するために導入が進められているのが、物品管理システムです。

このシステムを活用すれば、備品の在庫状況や貸出履歴、購入履歴などをリアルタイムで把握できるようになります。また、棚卸し作業も、システム上のデータを確認しながら効率的にチェックを進めることができ、作業負担を大幅に軽減できます。正確な管理と迅速な対応を実現することで、業務全体の信頼性とスピードが向上します。

問い合わせ対応を効率化できるシステムの導入

総務には、社内外からの問い合わせが日々寄せられます。電話対応やメール返信に多くの時間を費やすことは、他の業務への影響にもつながります。とくに、何度も同じような質問が繰り返される場合、担当者の負担は非常に大きくなります。

こうした課題を解消するのが、クラウドPBXやチャットボット、FAQシステムです。クラウドPBXは、インターネットを活用した電話システムで、オフィス外でも通話が可能となり、問い合わせへの迅速な対応が可能です。チャットボットやFAQシステムは、よくある質問への回答を自動化することで、担当者の対応工数を削減できます。これらのツールを組み合わせることで、業務の効率化と対応品質の向上を同時に実現できます。

総務でDXを進めるときに発生する課題

総務DXは業務効率化に有効ですが、導入が順調に進むとは限りません。現場では、体制や意識、予算など、さまざまな壁に直面することがあります。

ここでは、総務がDXを推進する過程でよく見られる課題を紹介します。

そもそもDXを進める余力がない

総務が抱える最大の課題の一つは、慢性的な業務の多さです。自部門の業務改善にまで手が回らないという状況が少なくありません。「今の業務をこなすだけで精一杯」という状況では、DXの検討や導入準備に時間を割く余裕はないのです。

この状態では、便利なツールやシステムがあっても、活用する準備すら進みません。まずは業務量の一部を整理したり、導入のタイミングを繁忙期とずらしたりするなど、余力を生み出す工夫が欠かせません。限られたリソースの中でDXを進めるためには、全体の業務バランスを見直し、優先順位を明確にすることが必要です。

現状把握や戦略の立案が難しい

DXの第一歩は、業務の現状を正確に把握することです。しかし、総務では手順も明文化されていないケースが多く、全体像をつかみにくいのが実情です。属人化が進む環境では、何をどう改善すべきか判断が難しく、戦略立案が滞ります。

さらに、業務負荷やミス頻度、対応時間といったデータが可視化されていないと、優先すべき改善対象も見えません。その結果、場当たり的な対応で時間だけが過ぎてしまう恐れがあります。これを防ぐには、業務棚卸しやフロー整理など、事前の分析作業が重要です。

変化への抵抗感や不安がある

総務では長年同じ方法で業務を行ってきたため、新しいシステム導入に「従来の方が楽」「操作に自信がない」といった声が上がりやすく、DX定着を妨げる要因となります。

また、業務フローの変化で役割が曖昧になり「自分の存在意義が薄れるのでは」と不安を感じる人もいます。これを解消するには、DXの目的やメリットを丁寧に説明し、導入後のサポート体制を示すことが重要です。説明と対話による合意形成が欠かせません。

セキュリティへの懸念

総務は個人情報や重要文書を扱うため、デジタル化に伴う情報漏洩リスクを懸念する声も多く、特に紙運用が長い企業では「紙の方が安全」という意見が出やすい傾向にあります。

しかし近年のクラウドや業務システムは強固なセキュリティを備えており、アクセス権限やログ管理を適切に設定すれば高い安全性を確保できます。むしろ紙の紛失リスクの方が高い場合もあるため、システムの基準確認と社内ルール整備が求められます。

予算を確保するのが難しい

総務は直接利益を生まない部門と見られやすく、DX投資の優先度が低くなり、予算確保が難しいケースも少なくありません。特に全社的なコスト削減方針下では後回しにされがちです。

ただしDXで自動化や効率化が進めば、人件費や紙代、ミスによる再作業といった隠れたコストを削減できます。新規導入費用としてではなく、どの程度の工数・コスト削減につながるかを数値で示し、投資対効果を経営層に伝えることが重要です。

総務でDXを進めるメリット

総務でDXを進めることは、単なる業務のIT化にとどまらず、企業全体の生産性や働き方の質にも好影響を与えます。ここでは、代表的なメリットを5つの観点から解説します。

作業を効率化できる

総務DXの大きな利点は、日々の作業効率を高められることです。紙の申請や承認をワークフローに置き換えれば、移動や押印が不要になり処理時間を短縮できます。クラウド管理により関係者がリアルタイムで確認でき、伝達ミスも減ります。

また、帳票作成や集計はRPAなどで自動化でき、担当者の負担を軽減しつつ業務スピードと精度を向上させます。限られた人員でも安定した業務運営が可能となり、生産性の底上げにつながります。

業務中のミスを減らせる

総務業務ではデータ入力や書類作成など単調な作業が多く、ヒューマンエラーが発生しやすいのが課題です。ミスが起きれば修正に時間がかかり、効率や信頼性が低下します。

DXによる自動化はこうした問題の解消に有効です。RPAを活用すればルール通りに処理され、人的ミスを大幅に削減可能です。さらに入力チェック機能を備えたシステムを導入すれば、不備や漏れも防げます。DXは業務の質を安定させる効果も持っています。

多様な働き方に対応しやすくなる

テレワークやフレックス制度の普及で、従来のオフィス中心の働き方だけでは対応が難しくなっています。総務は制度づくりを担う立場にあるため、自らの業務も柔軟に変化へ対応する必要があります。

その基盤となるのがDXです。書類の電子化やクラウド導入により申請・承認を場所を問わず実行でき、オンライン会議やチャットで社外からもリアルタイム共有が可能です。DXは多様な働き方を支える仕組みとして大きな役割を果たします。

属人化を防げる

総務では「その人しか分からない」業務が残りやすく、担当者不在で業務が滞るリスクがあります。引き継ぎや教育にも時間がかかり、組織全体の安定性を損なう要因となります。

DXを進めれば、判断基準や手順をシステム化でき、ワークフローに組み込むことで誰でも同じ対応が可能になります。さらにナレッジをデジタル化し共有すれば、知識の属人化を防ぎ、安心して業務を引き継げる体制を整えられます。

無駄なコストを削減できる

総務には印刷費や保管スペース、人件費など目に見えにくいコストが積み重なっています。小さな負担でも年間を通すと大きな経営コストとなります。

DXを推進すれば、文書管理の電子化で紙の使用を減らし、自動化で作業時間を短縮できます。その結果、残業削減や業務効率化につながり、生産性向上や離職率低下といった効果も期待できます。

総務のDXを進める流れ

総務DXを成功させるためには、やみくもにツールを導入するのではなく、段階的かつ戦略的に取り組むことが重要です。ここでは、業務改革を進めるための5つのステップを紹介します。

1.業務プロセスを見直す

総務DXの第一歩は、業務内容を正確に把握しプロセスを見直すことです。どの業務に時間がかかっているか、どこでミスや非効率が生じているかを洗い出すことで、改善ポイントが明確になります。

この作業は担当者の感覚ではなく、申請にかかる時間や問い合わせ件数など定量データを活用するのが望ましい方法です。現場の実情に沿って優先順位をつけることで、DXをスムーズに進められます。

2.DXの計画を立てる

業務プロセスを見直したら、課題を整理し具体的な計画を立てます。どの業務から着手するか、どの手法やツールを使うかを明確にすることが重要です。

一度に全て変えるのではなく、申請業務や備品管理など影響度の高い領域から段階的に進めると成果を実感しやすくなります。目的や効果、スケジュールを設定し、ロードマップを描くことで計画的に推進できます。

3.導入するDXツールを選ぶ

DX推進ではツール選定が重要です。自社に合わないツールを導入すると業務が複雑化し、現場で使われなくなる恐れがあります。選定時は運用シーンを想定し、機能や操作性、導入実績などを総合的に判断することが必要です。

申請業務にはワークフロー、備品管理には在庫管理、問い合わせ対応にはチャットボットやFAQなど、目的に応じて候補を絞りましょう。無料トライアルで使用感を確認し、現場の声も取り入れて選定することが成功の鍵です。

4.社内研修を実施する

ツール導入だけでは効果は出ません。現場で活用するには、業務フローや利用シーンを含めた研修が不可欠です。

なぜ導入するのか、どのような変化をもたらすのかといった背景を共有し、従業員の理解を促すことが定着につながります。質問や意見を受けやすい環境を作り、継続的なフォローアップ体制を整えることが重要です。

5.導入開始＆効果を測定する

研修を終えたら運用を開始しますが、導入して終わりではなく効果測定と改善が欠かせません。実際の使用で課題やズレが判明する場合も多く、必要に応じて運用方法の見直しや別ツールの検討も行います。

効果測定では作業時間削減率や処理件数の変化、従業員の声など定量・定性の両面から検証します。アンケートやフィードバックの仕組みを設け、柔軟に改善を重ねることで、実効性の高いDX体制を築けます。

総務でDXを進めるときの注意点

DXを成功させるには、失敗につながる「落とし穴」への注意が欠かせません。ここでは、総務の現場で起こりやすいつまずきやすいポイントを紹介します。

いきなり大規模なDX化を進めない

DXを一気に進めようとすると現場が混乱し、定着を妨げる原因になります。業務が複雑な場合は想定外のトラブルで全体を見直す必要に迫られることもあります。

まずは申請業務や備品管理など、範囲が限定的で効果が測りやすい業務から着手し、小さな成功を積み重ねることが大切です。段階的に広げることで、無理なくDXを浸透させられます。

必要なDXツールを過不足なく導入する

ツール導入はDX推進に不可欠ですが、多機能すぎても不足していても業務が非効率になります。「便利そうだから」という理由で選ぶと、使われず形骸化する恐れがあります。

重要なのは自社の課題に合った機能を持つツールを選ぶことです。必要以上に高機能だと操作が複雑になり、現場の負担が増えます。導入目的を明確にし、機能の過不足を見極めたうえで、使いやすさと運用性を重視することが成功の鍵です。

DXツールに任せる業務の範囲を明確にする

ツールと人の役割分担が曖昧だと、抜け漏れや重複が発生し、効率低下を招きます。定型的でルール化できる業務はツールに、柔軟な判断が必要な業務は人が担う、と明確に線引きしておくことが重要です。あらかじめ業務フローを整理し、自動化可能な部分を洗い出すことで、現場の混乱を防げます。

経営陣からの理解を得る

総務DXを成功させるには、経営層の理解と支援が不可欠です。DXはシステム導入にとどまらず組織文化の変革を伴うため、全社視点での推進が求められます。工数削減や対応時間の短縮など具体的な数値を示すことで説得力が増し、経営層からの後押しは現場の安心感や推進力につながります。

明確な達成目標を設定する

目標が曖昧だと効果を正しく評価できず、取り組みが形骸化しがちです。たとえば「申請処理時間を30％削減」「チャットボット対応率を50％に」など具体的で測定可能な指標を設定しましょう。進捗を定期的にチェックすることで関係者の認識を揃え、推進力を高められます。

DX後も継続的に評価と改善を行う

DXは導入して終わりではなく改善のスタートです。運用の中で新たな課題が出るため、定期的に社員の声を収集し、効果を検証する必要があります。業務環境の変化で仕組みが形骸化するリスクもあるため、柔軟に見直しを繰り返し、効果を持続させることが重要です。

総務のDX化におすすめのツール

総務業務の効率化には、目的に合ったツールの選定が不可欠です。ここでは、総務DXに役立つ代表的なツールとして「IZANAI（イザナイ）」と「ActiBook（アクティブック）」を紹介し、それぞれの特徴や違い、活用シーンについて分かりやすく解説していきます。

IZANAI（イザナイ）｜FAQを最適化するAIチャットボット

毎日の問い合わせ業務に時間を取られていませんか？AIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」は、FAQやマニュアルの情報をもとに、自動で高精度に回答する生成AIチャットボットです。ノーコードで誰でもすぐに導入でき、カスタマーサポートの定型対応を大幅に削減。

人が対応すべき「本当に重要な問い合わせ」に、もっと集中できる環境を作りましょう。

IZANAI（イザナイ）の主な特徴

• 社内資料やWebページを登録するだけで回答が可能
• PDF・Excel・WebサイトのURLなど、複数ソースを同時に学習
• FAQ整備が不十分でも、曖昧な質問に対応
• 面倒なシナリオ設計が不要
• 2週間の無料トライアル可能

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

ActiBook（アクティブック）｜電子ブック作成ツール

「ActiBook（アクティブック）」は、紙の資料やPDFファイルを簡単に電子化し、Web上で誰でも閲覧できる形式に変換できるデジタルコンテンツ作成ツールです。総務では、社内マニュアルや規程集、社内報など、情報を周知・共有するための文書を数多く扱いますが、紙で配布する場合は印刷や配布の手間がかかり、管理も煩雑になりがちです。

ActiBookを使えば、これらの文書をHTML形式の電子ブックに変換し、PCやスマートフォン、タブレットなどから簡単にアクセスできるようになります。閲覧ログ機能を活用すれば、誰がどの資料を読んだのかを確認でき、情報の到達度を可視化することも可能です。また、資料の更新も即座に反映できるため、常に最新情報を社内に提供できる点も大きな強みです。業務のデジタル化を進めるうえで、情報共有の効率を高める有効なツールといえます。

参考：わずか3ステップ「無料」で電子ブック作成｜ActiBook(アクティブック)

「業務を変える」ことは「働き方を変える」第一歩

総務DXは単なるIT化ではなく、業務の価値を見直し、柔軟で持続可能な働き方を実現するための変革です。ペーパーレス化やRPA、問い合わせ対応や申請フロー改善などにより効率化が進み、従業員の負担も軽減されます。

一方で、余力不足や理解不足、属人化といった課題も存在します。だからこそ、スモールスタートで段階的に取り組むことが重要です。計画、ツール選定、研修、導入後の改善を丁寧に進めれば、DXは確実に成果を生みます。

本記事で全体像と進め方がイメージできた方は、まず「今できること」から始めてください。小さな変化の積み重ねが、大きな業務改革へとつながります。