営業アシスタントは、営業担当者の事務作業や顧客対応を担い、チーム全体の生産性を高める重要な役割です。単なる事務作業に留まらず、商談同行や顧客対応など営業活動にも関与するため、組織の成果に直結します。

この記事では、営業アシスタントの仕事内容や必要スキル、適性ややりがいに加え、課題や改善策、活用方法まで解説します。この記事を読むことで、営業アシスタントの全体像を理解し、組織力強化や業務効率化のための具体的なヒントを得られます。

営業アシスタントとは

営業アシスタントは、主に外回りの営業スタッフを幅広くサポートする職種です。その役割は営業事務と似ていますが、大きな違いが存在します。営業事務は、社内での事務サポートを中心としており顧客と直接会うことやアポイント取得などの営業活動には関わりません。一方、営業活動自体に深く関わるのが営業アシスタントです。

たとえば、営業担当者に同行して商談に参加するだけでなく、契約に繋がる情報の下調べを行うこともあります。時には、営業のアポイントが重なった際に、アシスタントが単独で商談に赴く可能性もあります。このように、営業の最前線に近い場所で、より複雑で広範にサポートするのが営業アシスタントです。

営業アシスタントの仕事内容

営業アシスタントは、営業部門において営業スタッフをサポートする重要な役割を担っており、業務は多岐にわたります。営業活動に付随する事務作業や顧客対応を担当し、営業スタッフをバックオフィスから支えるのが主な役割です。ここでは、その具体的な仕事内容を見ていきましょう。

顧客からの電話・メール対応

営業アシスタントは、顧客からの電話やメールによる問い合わせ対応を担う重要な役割があります。商品情報の提供、納期や在庫状況の確認、さらには苦情対応まで幅広く行い、顧客満足度向上に貢献する業務です。

顧客からの要望を正確に理解し、適切な情報を提供する能力が求められます。必要に応じて営業担当者や他部署への連携も円滑に進めるため、高いコミュニケーションスキルと判断力が不可欠となります。

書類・資料の作成

営業アシスタントは、営業活動に欠かせないさまざまな書類や資料の作成を担当します。

具体的には、顧客向けの契約書・見積書・提案書の作成に加え、営業で使用するプレゼンテーション資料の準備も行います。

また、社内向けの報告書や分析資料の作成も担い、必要な情報のリサーチや収集も重要な業務です。さらに、打ち合わせや社内会議の議事録作成も大切な役割の一つであり、正確でわかりやすい資料作成能力が求められます。

受注・発注に関する業務

営業アシスタントは、顧客からの注文受付から、社内の関連部署への発注手続きまでの一連の受発注業務を担当します。これには、注文内容や在庫状況、納期の確認、価格調整などが含まれます。特に、受注・発注業務においては、数量や納期の入力ミスが納期遅延や誤納品といった重大なトラブルに繋がりかねません。

そのため、企業や顧客の信頼を守るべく、細心の注意を払いながら、迅速かつ正確な業務遂行が常に求められます。

スケジュールの管理・調整

営業アシスタントは、営業担当者の商談や顧客訪問、社内会議などのスケジュールを管理し調整することも重要な役割です。たとえば、「○月○日に△△と打ち合わせ」といった具体的な予定を組み込むだけでなく、締め切りや打ち合わせ日から逆算し、必要な資料作成や情報収集の準備を計画します。

また、突発的な変更にも柔軟に対応し、必要に応じてアポイントメントのリスケジュールも行います。これにより、営業スタッフの時間を最大限に活用できるよう支援する職務です。

顧客情報の管理

営業アシスタントの重要な業務の一つに、顧客情報の管理があります。具体的には、顧客の氏名、住所、会社名といった基本情報のほか、注文履歴や契約内容、問い合わせ履歴などを一元的に管理します。これらの情報を常に最新の状態に保ち、こまめな更新が重要です。

正確な顧客データは、営業スタッフが効果的な営業戦略を立てる上で不可欠であり、顧客対応の質を向上させることにも繋がります。CRMなどのツールを活用し、効率的に管理することも多い業務です。

営業担当者の同行

時に営業担当者と共に取引先へ同行し商談をサポートするのも、営業アシスタントの役割です。同行前には、過去の議事録の確認、提案資料の準備、目的地までの移動手段のリサーチなど、多岐にわたる事前準備を行います。商談中は議事録作成を担うこともあり、営業活動が円滑に進むよう後方から支援します。

営業アシスタントにとってこの役割は、顧客との直接的な関わりを通じて、より実践的な営業知識とスキルを習得できる機会です。

営業アシスタントの仕事で役立つスキル・知識

営業アシスタントとして活躍するためにはスキルや知識が不可欠です。営業活動を円滑に進めるために、以下のような能力を身につけておきましょう。

PCスキル

営業アシスタントの業務では、書類や資料の作成、顧客管理やデータ入力など、PCを使う作業が多く、基本的なPCスキルが不可欠です。特に、Word、Excel、PowerPointといった主要ソフトを問題なく操作できることが求められます。また、タイピングスキルも、日々の事務処理を効率よく行うために重要です。

さらに、PCスキルを客観的に示す手段として、「MOS（Microsoft Office Specialist）」の取得は有効です。Microsoft Office製品の操作スキルを証明できる資格であり、ExcelやWordの活用機会が多い営業アシスタントにとって、実務能力の裏付けになります。

参考：Microsoft「MOS公式サイト」

コミュニケーション能力

営業アシスタントは、顧客や取引先との電話・メール対応、社内の営業担当者や他部署との連携など、社内外の人と話す機会が非常に多い職種です。そのため、相手の要望や意図を正確に理解し、自分の伝えたいことを的確に伝えるコミュニケーション能力が欠かせません。

この能力は営業活動を円滑に進めるうえで重要であり、商談への同行などの場面でも、チームワークを支える役割を果たします。情報を正確に共有することで、営業チーム全体の成果向上に貢献します。

ビジネスマナー

営業アシスタントは、電話やメール対応、営業担当者への同行など、顧客や取引先と接する機会が多く、会社の顔となる場面が頻繁にあります。そのため、言葉遣いやメールの書き方、名刺交換といった基本的なビジネスマナーを徹底することが重要です。また、こうしたマナーを体系的に学ぶ手段として、「秘書検定」の取得も有効です。

敬語や来客応対など、実務に役立つ知識が身につき、日常業務での対応力向上にもつながります。

臨機応変な対応力

営業アシスタントは、書類作成、顧客情報の管理、受発注業務、商談サポートなど、非常に多岐にわたる業務を担当します。営業活動では、予期せぬ状況の変化や顧客からの急な要望、時にはクレーム対応など、臨機応変な対応が求められることも少なくありません。

マニュアル通りの対応だけでは顧客満足度を高めきれないため、状況に応じて柔軟に判断し、最適な解決策を導く力が必要です。この柔軟な対応力は、営業チームのスムーズな運営にも貢献します。

スケジュール管理能力

営業アシスタントは、商談の日程調整やアポイントの取得、資料の準備、受発注管理における納期管理など、スケジュールを意識して業務を進める場面が非常に多い職種です。たとえば、打ち合わせ日に資料が未完成だったり、納期遅延が発生したりすると、大きなトラブルにつながります。

それを防ぐためにも、正確なスケジュール管理能力が求められます。細かな進捗を常に把握し、計画的に業務を進めることが重要です。

営業アシスタントに向いている人・向いていない人の特徴

営業アシスタントに向いている人はどういう性格や資質を持っているのでしょうか。ここでは、業務を円滑に進め、組織に貢献する営業アシスタントに適した人の特徴と、そうでない人の特徴を具体的にご紹介します。

営業アシスタントに向いている人の特徴

営業アシスタントは、営業担当者を支えながらチーム全体を円滑に動かす重要な存在です。業務は多岐にわたり、人との関わりや細かな作業、状況への柔軟な対応が求められます。また常に周囲に気を配りながら、自分の役割を正確にこなす姿勢が大切です。以下のようなタイプの方が向いているといえます。

【営業アシスタントに向いている人】

• コミュニケーションが得意で協調性がある人
• 臨機応変に対応できる人
• 細かい作業に気を配れる几帳面な人
• サポート役にやりがいを感じる人

営業アシスタントに向いていない人の特徴

営業アシスタントは、裏方として多様な業務を正確かつ柔軟にこなすポジションです。人と関わりながらサポートに徹し、ミスのない作業を積み重ねることが求められます。そのため性格や仕事観が合わない場合、ストレスやミスの原因になりやすくやりがいを感じにくくなる可能性もあります。

一人で黙々と作業を進めることだけを好む方や、個人プレイで実績を上げたい方には不向きと言えるでしょう。

【営業アシスタントに向いていない人】

• 細かい作業が苦手な人
• 自分が中心となって働きたい人
• 1人で黙々と作業したい人

営業アシスタントのやりがい

営業アシスタントの仕事は、営業部門を支える重要な役割を担っており、日々多くのやりがいを感じられるものです。自身の貢献が明確に分かり、多様な人との出会いやスキルアップを通じて、個人の成長にも繋がります。

会社や部門への貢献を実感できる

営業アシスタントの業務は、営業担当者が商談や提案などのコア業務に集中できる環境を整え、営業チーム全体の効率化を支える重要なポジションです。スケジュール管理や資料作成などの日々のサポート業務を通じて部門全体の生産性向上に貢献でき、時には営業担当者に助言してミスを未然に防ぐこともあります。

営業担当者を陰から支えることで、会社の信用を守る役割を果たせる点も、この仕事の大きなやりがいです。

多くの人と関わることができる

営業アシスタントとして働くと、社内の営業担当者や他部署だけでなく、顧客や取引先とも頻繁に接する機会があります。電話やメールでの対応も多く、クレームや配送状況に関する問い合わせなどを通じて、顧客満足度の向上に貢献します。

お客様へのフォローを通じて信頼関係の構築にも関わるため、人との関わりを実感できる職種と言えるでしょう。さまざまな出会いを通じて対人スキルが養われ、人脈が広がることで、新たなキャリアの可能性も見えてきます。

自身の成長を実感できる

営業アシスタントは、幅広い事務業務を担い、日々多様なスキルが磨かれます。特に、書類作成やデータ管理などの事務スキルに加え、電話・来客対応を通じて基本的なビジネスマナーも身につきます。また、スケジュール管理やコミュニケーション力の向上も実感できるでしょう。

業務を通じて多くのことを学べるため、社会人としての成長やスキルアップにやりがいを感じられる仕事です。

キャリアアップに繋がる

営業アシスタントの仕事で身につくスキルは、キャリアアップに直接活かすことができます。書類作成や管理業務などの専門的なスキルに加え、電話やメール対応を通じて基本的なビジネスマナーも習得できます。また、営業に関する知識や経験を実務を通じて得ることができ、営業職へ転身する人も多くいます。

さらに、他部署への異動や、管理業務で磨いたマネジメントスキルを活かし、管理職として活躍する人もいます。営業アシスタントは、多様なキャリアの選択肢を持てる職種です。

営業アシスタントの仕事の課題

営業アシスタントの仕事は業務量の多さや予期せぬ依頼、そして人間関係やクレーム対応など、さまざまな側面で難しさを感じる場面があります。どんな課題があるか見ていきましょう。

仕事の量が多い

営業アシスタントの業務は、営業担当者の事務作業を代行するため、多岐にわたります。

見積書や請求書の作成、顧客情報の管理、社内文書作成、電話やメール対応、資料作成など、多種多様な事務業務が中心です。このように幅広い業務をこなすため、一般的に業務量が多い職種とされています。

特に、業務に関する経験が浅い段階では、覚えることが多く、作業に時間がかかりがちです。

突発的に新しい業務が追加されることがある

営業アシスタントの仕事は、営業担当者からの依頼を受けて業務を行う特性があります。そのため、顧客が営業に対して「なるべく早く見積書を送ってほしい」と伝えた場合、営業アシスタントにも「急いで見積書を作成してほしい」と依頼が来ることは少なくありません。

突発的な業務は、時にはストレスとなることがあり、この状況を「仕方ない」と受け止められる人でないと、長く続けるのが難しいと感じるかもしれません。

人間関係によって仕事のしやすさが異なる

営業アシスタントの仕事は、社内外の多くの人と関わるため、人間関係の構築が非常に重要です。担当する営業担当者との相性が、仕事の「きつい・きつくない」を分ける大きな要因となる場合があります。

たとえば、感謝の言葉がない営業担当者や、命令口調で指示を出す相手と接する場合、精神的に追い詰められ、仕事を辞めたくなってしまう可能性もあります。そのため、人とのコミュニケーションが苦手な方や、新しい職場に慣れる段階にある方は、この人間関係の構築に難しさを感じる可能性があります。

クレーム対応をする場合がある

営業アシスタントは、電話やメールを通じてお客様と接する機会が多く、その業務の中にクレーム対応が含まれることがあります。お客様からのクレームを受けることは、時に精神的な負担となり、厳しさを感じる人もいるでしょう。

また、もしミスが発生した場合には、ミス報告書の作成や対策の検討など、追加の業務が発生することもあります。このような状況は、プレッシャーに弱い人にとって、特に大きな負担となる可能性を秘めています。

営業アシスタントの仕事に関する最近の動向

働き方が多様化する現代において、営業職の負担軽減が注目され、それに伴い営業アシスタントの重要性は増しています。しかし、ITツールやAI技術の急速な発展により、多くの事務作業が効率化されています。その結果、顧客管理や簡単な資料作成といった単純業務に従事する人員は、減少する懸念があります。

このような状況下で長く活躍するには、社内外で良好な信頼関係を築き、きめ細やかなコミュニケーション能力を高めることが非常に大切です。さらに、基本的な事務スキルに加え、語学力やITアプリケーションの活用能力といった付加スキルを身につけることが求められます。

市場価値の高い営業アシスタントを目指す姿勢が、今後ますます重要になっていきます。

営業アシスタントの仕事をよりしやすくする方法

営業アシスタントの業務は多岐にわたるため、効率的な遂行が重要です。そのため、業務プロセスを見直したり適切なツールを導入したりすることで、仕事の質を向上させ、負担を軽減することで、仕事をしやすくすることができます。

マニュアルを作成・改善する

業務マニュアルの作成や定期的な見直しは、営業アシスタントの仕事をより円滑に進めるうえで非常に効果的です。すべての営業アシスタントが同じ手順で作業を進められるため、業務の品質にばらつきが生じることを防ぎ、無駄な作業も削減できます。

さらに、詳細で分かりやすいマニュアルがあれば、新しく加わったアシスタントでもすぐに業務を理解し、社員同士が教え合う時間を短縮することも可能です。その結果、営業アシスタントは本来の業務により集中でき、全体の生産性向上にも貢献できます。

参考：電子ブックでマニュアル作成「ActiBook」

ITツールを導入する

営業アシスタントの業務効率を大幅に向上させるために、ITツールの導入は有効な施策です。たとえば、顧客関係管理（CRM）システムを導入すれば、顧客情報を一元管理し、きめ細やかな顧客対応が可能となります。また、営業支援（SFA）ツールは営業活動の可視化を促し、チャットツールの活用はリアルタイムでの迅速なコミュニケーションを実現します。

さらに、定型業務を自動化するRPAツールや、受発注業務を効率化するメール共有管理システムも効果的です。ツールを選ぶ際は、自社の業務ニーズに合致し、使いやすいものを選ぶことが大切であり、セキュリティ面への配慮も重要となります。

参考：AIチャットボットでFAQを最適化「IZANAI Powered by OpenAI」

アウトソーシングを利用する

営業アシスタントの業務負担を軽減し効率を高める方法の一つに、アウトソーシングの活用があります。これは、自社の業務の一部を外部の専門企業に委託することを指します。煩雑な営業業務は自社だけで対応すると非効率になるため、外部に任せることで効率化や標準化が進み、質の高いサービス提供にもつながります。

たとえば、判断力やスキルが求められるクレーム対応を専門家に任せれば、顧客満足度の向上も実現でき、社内のリソースをコア業務に集中させることが可能です。

営業アシスタントの仕事に役立つツール2選

多岐にわたる営業アシスタントの業務を効率化するには、ITツールの活用が非常に重要です。ここでは、社内外の問い合わせ対応や資料共有を効率化し、営業アシスタントを強力に支援する二つのツールをご紹介します。

AIチャットボットでFAQを最適化「IZANAI（イザナイ）」

AIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」は、生成AIを活用したAIチャットボットで、社内外のFAQ対応を効率化できるのが特徴です。従来のFAQ対応のように質問と回答を手入力する必要がなく、社内資料やWebサイトを登録するだけでAIが自動的に回答を生成します。これにより、担当者の負担を大幅に削減できます。

さらに、ノーコードで最短約3分でチャットボットを作成可能で、複数ファイルの同時学習にも対応。回答の抜け漏れを防ぐ効果もあります。営業サポートでは、多拠点からの質問対応や曖昧な質問への迅速な回答に活用でき、営業アシスタントがよりコア業務に集中できる環境を整えられます。

参考：FAQを最適化するAIチャットボット「IZANAI Powered by OpenAI」

資料・動画を簡単に電子ブック化「ActiBook（アクティブック）」

電子ブック作成ツール「ActiBook」は、PDFやOfficeファイル、動画などを誰でも簡単に電子ブック化できるツールです。紙の資料をデジタル化したり、閲覧制限を設定して公開したり、顧客の閲覧状況をログで分析したりすることができます。郵送に関わるコストや印刷・封入作業の負担削減にもつながります。

営業サポートでは、営業用資料やカタログをオンラインで配布でき、効率的な情報提供が可能です。さらに、顧客の閲覧履歴を分析することで、興味・関心を把握し次の営業活動に活かせるため、営業担当者の負担軽減にも貢献できます。

参考：電子ブックでマニュアル作成「ActiBook」

営業アシスタントの活用し組織の成果を高めよう

営業アシスタントは、営業担当者の事務作業や顧客対応を支え、チーム全体の効率を高める重要な役割です。業務は多岐にわたり、PCスキルやコミュニケーション能力、臨機応変な対応力が求められます。やりがいの大きな職種である一方、業務量や突発的な依頼など課題も存在するため、ITツールやアウトソーシングを活用し環境を整えることが効果的です。

営業アシスタントの全体像を理解し、今後の組織運営に役立ててください。