日々の業務に追われるなかで「効率が悪い」と感じる場面は少なくありません。問い合わせ対応の属人化や形骸化したマニュアル、不透明な会議などが積み重なると、残業増加や生産性の低下を招き、社員の負担やストレスも大きくなります。

しかし、こうした問題は原因を明確にし、段階的に改善策を講じることで解消することができます。

この記事では、業務効率が悪い組織に共通する5つの理由を整理するとともに、効率化を実現する具体的な4つのステップや、業務効率化に役立つツールなどを解説します。

業務効率が悪い組織に共通する5つの理由

企業の業務効率が低下する要因は多岐にわたりますが、業務効率が下がる背景にはいくつかの共通パターンがあります。

ここでは、多くの組織に当てはまる5つの原因を取り上げ、それぞれの特徴を解説していきます。

理由1：問い合わせ対応が属人化・重複している

問い合わせ対応が特定の担当者に依存すると、属人化が進み、急な休暇や離職の際に業務が滞りやすくなります。さらに、情報共有が不十分な場合、同じ問い合わせに対して複数の担当者が異なる回答をしてしまい、顧客の混乱を招く恐れもあります。

こうした状況は、業務効率の低下を招く典型的な要因です。対応の重複や作業時間の偏りを生み、生産性を大きく低下させます。

参考：問い合わせを最適化するAIチャットボット「IZANAI Powered by OpenAI」

理由2：マニュアルや資料が形骸化している

マニュアルや資料が更新されないまま使われ続けると、実際の業務の流れと合わなくなり、従業員が正しい手順を理解しにくくなります。その結果、ミスの発生や作業のやり直しが増え、認識の食い違いによる重複対応や納期の遅れが起こりやすくなるのです。

さらに、修正に余計な手間がかかれば作業効率は低下し、業務全体の生産性や仕事の質にも悪影響を及ぼす可能性があります。

理由3：業務フローが標準化されていない

業務フローが標準化されていないと、メンバーごとに独自のやり方で作業を進めることになり、結果として大きなばらつきが生まれます。その影響で効率が落ちるだけでなく、ミスや重複対応といったトラブルも起こりやすくなるでしょう。

さらに、協力体制やチェック体制といった仕組みが整っていなければ問題は一層表面化し、修正に余計な時間を取られることになる可能性。組織全体の生産性を損なう原因となります。

理由4：目的の不明確な会議・報告業務が多い

長時間の会議や不要な報告は、個人のモチベーション低下にもつながり、業務効率を大きく悪化させる原因となります。目的が不明確な会議や報告業務が多いと、貴重な作業時間が無駄に消費され、従業員は本来の業務に集中できなくなります。

そのため、必要な議題に絞り、結論を出すことを目的にした短時間の会議を行う、またはメールやチャットで済ませられる内容はそちらで処理するなど、工夫することが大切です。

理由5：部門間の連携不足

部門間の連携が不足していると、情報の行き違いや重複作業が発生し、業務の進行がスムーズに行かなくなります。その結果、全体の業務効率が低下し、顧客へのサービス提供にも影響が出る可能性があります。

チーム全体の信頼関係を築き、業務をスムーズに進めるためには、些細な情報でも共有できる環境の整備やナレッジ共有ツールの活用など、コミュニケーションの仕組みづくりが欠かせません。

業務効率を改善する4ステップ

業務効率を高めるには、業務の全体像を整理して優先順位を明確にしたうえで、適切なツールを活用するという段階的なアプローチが欠かせません。

ここでは、改善を実現するための方法を4つのステップに分けて紹介します。

ステップ1：現状の業務をすべて可視化・棚卸しする

業務効率を改善するには、まず全ての業務プロセスを可視化し、どの作業がどのように行われているかを明確にすることが重要です。フローチャートやプロセスマップを活用すれば、業務の流れを視覚的に整理でき、無駄や重複を発見しやすくなります。

また、進捗状況やタスクをリスト化して共有することで、遅れや属人化を防ぎ、作業の標準化や効率向上につなげることが可能です。

ステップ2：「辞める・減らす・変える」業務を特定する

業務の棚卸しが完了したら、次は「辞める」「減らす」「変える」の視点で、不要な業務や効率の悪い業務を特定し、見直します。業務フローを包括的にチェックすることで、負担の偏りやムリ・ムダ・ムラを洗い出し、不要な作業の削減や分散が可能になります。

さらに、RPAやチャットボットなどツールで自動化可能な業務を明確にすれば、効率化をより確実に進めることが可能です。

ステップ3：改善の優先順位を決める

次のステップでは、特定した業務の中から、改善の優先順位を明確に設定します。業務の影響度や実行可能性を考慮し、短期的に効果が見込める業務から着手することで、早期に成果を実感しやすくなります。

また、タスクの種類や所要時間に応じて振り分けることで、作業の効率化が可能です。メンバーの集中力やモチベーションの維持にもつながります。

ステップ4：課題解決に最適なツールを導入する

最後に、特定した課題に対して最適なツールを導入します。ツールを活用して自動化することで、業務効率を大幅に改善できます。

たとえば、RPAは定型作業の自動化に、チャットボットは顧客対応や社内コミュニケーションの効率化に有効です。また、タスク管理ツールやスケジュール調整ツールを活用すれば、作業の見える化や進捗管理も容易になります。

ツールの導入により、従業員は単純作業に費やす時間を減らし、より価値の高い業務に集中できる環境を整えられます。

業務効率化を加速させるツール活用法

業務効率化を加速させるためには、適切なツールを活用することが大切です。

本章では、問い合わせ対応の自動化に役立つ「IZANAI」と、マニュアル・資料共有を高度化する「ActiBook」の2つの注目ツールについて、その特徴と導入効果をわかりやすく解説します。

問い合わせ対応の自動化・効率化にAIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」

先述したように、問い合わせ対応の属人化は、担当者の負担増や対応遅延につながりやすく、業務効率を低下させる大きな課題です。

AIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」を活用すれば、社内外の問い合わせを24時間365日自動で対応可能になり、顧客は迅速に必要な情報を得られるため、満足度の向上につながります。さらに、社内ではヘルプデスクの工数の削減により、担当者はより価値の高い業務に集中できます。

「IZANAI（イザナイ）」は、ノーコードで簡単に導入でき、PDFやWebサイトのデータを登録するだけで高精度な回答が作成できるのが特徴です。さらに、自社のニーズに合わせたチャットフローも柔軟に作成でき、継続的な改善も容易に行えます。

詳細は下記のリンクをご覧ください。

参考：AIチャットボットで社内外の問い合わせを効率化｜IZANAI（イザナイ）

マニュアル・資料共有の高度化に「ActiBook（アクティブック）」

マニュアルや資料が更新されず、情報が十分に活用されない「形骸化」は、業務効率を低下させる大きな課題です。

電子ブック作成ツール「ActiBook（アクティブック）」を活用すれば、紙やPDF資料を簡単にデジタルブック化でき、検索性の向上や動画・リンクの埋め込みによる理解促進が可能です。また、ペーパーレス化により印刷コストを削減でき、情報の更新も容易になります。

さらに、閲覧ログを取得することで、誰がどこまで内容を確認したか把握でき、業務改善や営業サポートに役立つ判断材料として活用できます。

詳細は下記のリンクをご覧ください。

参考：わずか3ステップ「無料」で電子ブック作成｜ActiBook(アクティブック)

業務効率改善の成功事例

ツールの導入は、業務効率化に劇的な変化をもたらします。

本章では、実際の企業事例をもとに、導入によってどのような課題が解消され、具体的にどのような改善効果が得られたのかを解説します。

北豊島園自動車学校｜AIチャットボット導入により月300件の問い合わせを半分に削減

東京都練馬区の北豊島園自動車学校では、AIチャットボットを導入する前は、月約300件の問い合わせの8割を電話対応しており、スタッフ6名で対応するには大きな負担となっていました。特に料金や予約、カリキュラムに関する質問が多く、業務効率が低下していました。

そこでAIチャットボットを導入。Webサイト上で自動応答する仕組みにより、問い合わせ件数を半減させ、スタッフは重要業務に専念することが可能に。

結果として、業務効率化と顧客満足度向上を同時に実現しました。

参考：月300件の問い合わせを半分に！AIチャットボットで実現した接客に専念できる環境づくり｜株式会社北豊島園自動車学校様 | コラム

株式会社キングジム｜紙カタログを電子ブックに変換し業務効率化を実現

株式会社キングジムでは、毎年多数の新商品を発表する中で、紙カタログの印刷・配送に膨大なコストと手間がかかることが課題でした。また、仕様変更や価格改定が生じるたび、紙媒体ではリアルタイム対応が困難で、旧カタログの廃棄も発生していました。

そこで、紙カタログを電子ブック化する「ActiBook」を導入。印刷・配送コストの削減に加え、閲覧者の動きが可視化されたことにより、営業チームは必要な情報を迅速に提供できるようになりました。

ツールの活用によって、業務負担の軽減と営業活動の効率化、さらに顧客へのスムーズな情報提供を実現している一例です。

参考：紙カタログを電子ブックへ。閲覧ユーザーの動きが視覚化でき、営業の負担も軽減されました。｜株式会社キングジム様

業務効率化にはツールの活用がおすすめ

業務効率が悪い組織には、問い合わせ対応の属人化や形骸化したマニュアル、非標準化の業務フローなど、共通する課題があります。こうした状態をそのままにしておくと、残業の増加や生産性の低下につながり、社員一人ひとりの負担も大きくなってしまいます。

改善の第一歩は、現在の業務を見直してムダを減らすことです。そのうえで、改善の優先度を整理し、必要に応じてツールを取り入れることで、大幅な効率化を実現できます。

なかでも、AIチャットボットや電子ブックの活用は、属人化の解消や情報共有のスムーズ化に役立つ代表的な取り組みです。継続的な業務改善を目指すなら、ツールの活用を検討してみましょう。