情報システム部門（情シス）は、企業のIT環境を支える重要な部署です。

しかし、多くの企業において、情シス部門はさまざまな課題を抱えていながらも、直接的に利益を生み出す部門ではないため、十分な支援を得られず見過ごされがちです。その結果、業務効率の低下やセキュリティリスクの増大を招く恐れがあります。

本記事では、情シスの役割や直面する課題を整理し、効率化やDX推進に向けた具体的な方法とポイントをわかりやすく解説します。さらに、業務効率化に役立つツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

情報システム部門（情シス）とは？

情報システム部門（通称：情シス）は、社内のIT関連業務を幅広く担う部署です。

基幹システムの運用・保守をはじめ、IT戦略の立案、PCやスマートフォンといったデジタル機器の管理、セキュリティ対策などが主な業務に含まれます。また、社内で使用しているツールやネットワークに関する問い合わせに対応するヘルプデスク業務も重要な役割のひとつです。

情シスは、単なる裏方ではなく、企業活動を円滑に進めるためのIT基盤を支える重要な存在であり、業務効率化やDX推進のカギを握る部署として注目されています。

参考：ヘルプデスクとは？役割や仕事内容からメリット・デメリットまで解説

情報システム部門（情シス）の業務の課題

企業のIT環境が急速に変化する中、情報システム部門には従来の業務に加えて新たな対応も求められており、負担が増す一方です。

ここでは、そうした背景を踏まえ、情シス部門が直面している課題とその根本的な原因を解説します。

慢性的な人手不足

情報システム部門は、ITスキルを持つ人材の確保が難しく、慢性的な人手不足に陥りやすい部署です。とくに中小企業では、担当者が1人しかいない「ひとり情シス」の状態が続いているケースも少なくありません。

IT化やセキュリティ対策、社内サポート業務など対応すべき業務は増え続けており、限られた人員でそのすべてを担うことが、情シス部門の大きな負担となっています。

システムの複雑化

長年同じシステムを使い続けている企業では、機能の追加や他システムとの連携が重ねられ、システム全体が複雑化しがちです。その結果、トラブルが発生した際には原因の特定や復旧に時間がかかり、業務への影響も大きくなります。

さらに、構造が把握しづらくなることで属人化も進みやすく、情報システム部門の負担も増大します。効率的な運用のためには、負荷を抑えるインフラの導入や、システムの定期的な見直し、仕組みの簡素化が必要です。

高度化するセキュリティ対策

IT技術の進化により、サイバー攻撃や不正アクセスの手口も巧妙化・高度化しています。それに伴い、情報システム部門に求められるセキュリティ知識や対応スキルも日々レベルアップしており、常に最新の対策を講じる必要があります。

しかし、多忙な業務の中で十分な時間や人材を確保するのは難しく、結果的に対応が後手に回ることも少なくありません。業務効率の低下にも直結するため、セキュリティ強化は情シスにとって重要かつ継続的な課題です。

業務の属人化

「属人化」とは、特定の担当者しか業務内容を把握しておらず、他の人が代替できない状態を指します。

情報システム部門では、人手不足や業務の多さからナレッジ共有が進まず、属人化が起こりやすい傾向にあります。その結果、担当者が休職・退職した場合、業務が停滞したり復旧対応が遅れたりするリスクが高まります。

業務の継続性を保つためにも、情報や手順の見える化とチーム内での共有体制が欠かせません。

多様な働き方への対応

近年、リモートワークや在宅勤務、オンライン会議の導入が進み、情報システム部門には通常業務に加えて多様な働き方への対応も求められています。

社員がどこからでも安全に業務を行えるよう、VPNやクラウドツールの導入、セキュリティ対策の強化が必要です。柔軟な働き方を支えるためには、ITインフラの整備と運用体制の見直しが不可欠であり、情シスの負担と重要性はさらに高まっているのです。

ここまで、情報システム部門の業務において発生しがちな課題を解説しましたが、これらを放置するとどのようなリスクがあるのでしょうか？次章で解説します。

情報システム部門（情シス）の業務効率化を放置するリスク

情報システム部門の業務効率化を怠ると、企業全体にさまざまなリスクが波及します。

まず、セキュリティ対策が後手に回り、サイバー攻撃や不正アクセスによる情報漏えいのリスクが高まります。さらに、システムの構造が複雑なまま放置されることで、トラブル発生時の原因特定や復旧対応に時間がかかり、業務の停止や遅延を招くおそれがあります。

また、部門ごとに異なるシステムやデータが存在する「サイロ化」が進むと、情報共有や業務連携が滞る場合も。意思決定の遅れや分析精度の低下を引き起こし、競争力の低下にもつながりかねません。

多岐にわたるリスクを及ぼしかねないため、企業全体の安定した成長を目指すには、情シスの業務効率化と全社的なIT基盤の整備が必要不可欠です。

情報システム部門（情シス）の業務効率化・DX化を進めるメリット

情報システム部門の業務効率化やDX化は、担当者の負担を減らすだけでなく、多くの利点をもたらします。以下では、特に重要な4つのメリットを紹介します。

会社全体の生産性の向上に繋がる

情報システム部門の業務を効率化すれば、担当者は日々のトラブル対応に追われることなく、IT戦略の立案や業務改善に注力できるようになります。

その結果、社内のIT環境がより最適化され、業務の自動化やデジタルツールの活用が進み、企業全体の生産性向上へとつながります。

部門を問わず、全従業員の作業効率化に直結するため、情シスの業務効率化はDX推進の観点からも非常に重要です。情シスは、今や企業成長を支える欠かせない存在となっています。

働き方改革を推進できる

情報システム部門の業務効率化は、オンライン会議やリモートワークなど柔軟な働き方の基盤づくりにも直結します。時間や場所に縛られず働ける環境が整うことで、子育てや介護といった事情を抱える従業員も無理なく就労を継続することが可能です。

また、働き方の選択肢が広がることで、従業員の満足度や定着率の向上にもつながり、企業にとっても人材確保の面で大きなメリットをもたらします。

セキュリティ等のリスクの軽減

情報システム部門の業務を効率化・DX化することで、セキュリティ対策やシステム運用に十分なリソースを割けるようになり、情報漏洩や業務停止といった重大リスクを予防できるというメリットもあります。

現代のサイバー攻撃は多様かつ高度化しており、対応を怠ると企業の信用や経営に深刻な影響を及ぼしかねません。そのため、情シスが本来の役割に集中できる体制を整えることは、企業の安定した運営にも大きく寄与します。

システムの安定的な稼働に効果的

業務を効率化することで生まれた時間を活用することで、情報システム部門は基幹システムの保守・運用をより丁寧に行えるようになります。これにより、トラブルの早期発見や対応が可能になり、システムを安定的に稼働させることができます。

また、業務の属人化が抑えられるため、担当者の休職や退職があってもスムーズに引き継ぎができ、企業の運営に支障をきたしにくくなるのも大きなメリットです。

情報システム部門（情シス）における業務効率化とDXの違い

情報システム部門の「業務効率化」と「DX（デジタルトランスフォーメーション）」について解説してきましたが、両者は似ているようで目的や範囲に違いがあります。

業務効率化は、既存の業務フローを見直して無駄を削減し、より効率よく仕事を進めることを指します。これは現行のプロセスをベースに、作業のスピードアップやコスト削減を目指す改善活動です。

一方DXは、デジタル技術を活用して業務の流れやビジネスモデル、組織の在り方を根本から変革する取り組みです。つまり、DXは企業全体の構造を見直し、競争力を高めるための広範かつ抜本的な変革を目指します。

両者は連携しつつも、業務効率化が「部分的な改善」であるのに対し、DXは「企業全体の変革」として捉えることが重要です。そのうえで、情報システム部門における業務を効率化する方法についてみていきましょう。

情報システム部門（情シス）の業務を効率化する方法

情報システム部門（情シス）の業務効率化についてわかったものの、具体的にはどのように取り組めばよいのでしょうか？

ここでは、情シスの業務を効率化する5つの方法を紹介します。

マニュアル・社内FAQの充実

情報システム部門の業務効率化には、マニュアルやFAQの充実が効果的です。パソコンや社内システムの操作方法、トラブル対応などのよくある質問をまとめて社内に公開することで、従業員が自己解決しやすくなり、問い合わせ件数の削減につながります。

また、情シス担当者の負担が軽減されるだけでなく、社内全体のITリテラシー向上にも有効です。さらに、欠勤や退職時の引き継ぎが円滑に進み、業務の混乱を防ぐ役割も果たします。

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

チャットボットの導入

チャットボットを導入することで、社内ヘルプデスクの問い合わせ対応を自動化でき、情シスの負担を大幅に軽減できます。よくある質問に即座に回答できるため、社員は問題を自分で解決しやすくなります。従業員の利便性向上にも効果的です。

さらに、チャットボットはDX推進の一環として業務効率化を実現でき、社内でのIT活用を促進する役割も果たします。適切なツールの選定と定期的なメンテナンスによって、より効果的に運用できます。

定型業務をRPAで自動化

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的で繰り返し行われる業務をソフトウェアロボットが自動で実行する技術です。RPAを導入することで、手作業によるミスを減らし、業務効率化を実現できます。

情報システム部門においては、システムの監視や設定作業、レポートの作成などにRPAを活用することで、担当者の業務負担を大きく軽減することが可能です。

さらに、RPAはDX推進の一環として、業務のデジタル化と自動化を加速させ、組織全体の生産性向上にも大きく貢献します。

クラウドサービスの導入

クラウドサービスとは、インターネットを通じてサーバーやソフトウェアなどのITリソースを利用できる仕組みです。システムの保守・管理はベンダー側が担うため、社内におけるインフラ管理やメンテナンスといった保守・運用業務が不要となり、情報システム部門の業務負担の軽減や業務効率化につながります。

さらに、クラウドサービス活用はDX推進の基盤にもなり、組織全体の柔軟性と生産性の向上にも寄与します。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングとは、特定の業務を外部の専門企業に委託する手法です。

情報システム部門の業務の一部を外部に委託することで、社内で新たな人員やシステム導入費用を確保する必要がなくなり、業務負担の軽減やコスト削減につながります。特に、ヘルプデスク対応や端末管理などの定型業務を委託すれば、社内の担当者は戦略的な業務に集中することが可能です。

リソースの効率的な活用やコスト最適化を図るうえで、アウトソーシングは非常に有効な手段といえます。

情報システム部門（情シス）の業務効率化・DXを進める流れ

業務効率化を進める際には、以下の5つの段階を踏むことで、計画的かつ効果的に取り組むことが可能です。

1. 現時点での業務内容と課題を把握する
2. 改善策とスケジュールの検討
3. 準備を進める
4. 段階的に業務効率化・DXの範囲を広げる
5. 継続的に効果の測定と改善を繰り返す

ここでは、各ステップについて説明します。

1.現時点での業務内容と課題を把握する

情報システム部門の業務効率化やDX推進の第一歩は、現状の業務内容と課題を正確に把握することです。

まず、各業務の流れや関係部署、時間を多く要する部分、ミスが起きやすい箇所を詳細に洗い出します。その際、実際に情シスで働く担当者の声を丁寧に聞くことが重要です。

時間をかけて丁寧に分析することで、効率化やDX化のための的確な課題抽出が可能になります。

2.改善策とスケジュールの検討

現状や改善すべき点が明らかになったら、具体的な改善策と実施スケジュールを策定します。効率化やDX推進に関わる情報システム部門のメンバーをしっかり確保し、役割分担を明確にすることも重要です。

スケジュールはガントチャートやプロジェクト管理ツールを活用し、開始日や終了日を明示して進捗を見える化しましょう。可視化することで、全員が目標に向かって効果的に動きやすくなります。

3.準備を進める

策定したスケジュールを実行に移す前に、しっかりと準備を整えることが大切です。

まずは導入するシステムを選定し、それに必要なデータや環境を整備しましょう。次に、情報システム部門の役割や体制を見直し、業務の重複や属人化を解消していきます。

また、変化に柔軟に対応できるよう、社内スタッフに対して研修を実施し、新しいツールや運用ルールへの理解を深めることも大切です。こうした準備を丁寧に進めることで、社内へのスムーズな定着が期待できます。

4.段階的に業務効率化・DXの範囲を広げる

業務効率化やDXを一気に進めようとすると、想定外のトラブルが発生しやすくなります。覚えることも多く、従業員の負担が増えることで混乱を招きやすくなり、失敗した場合の影響も大きくなりがちです。

そのため、まずは取り組みやすく、かつ重要度の高い業務から着手し、段階的に範囲を広げることが重要です。

小さな成功体験を積み重ねることで、社内の理解や協力を得やすくなり、会社全体の最適化にもつながります。あわせて、定期的な進捗確認と柔軟な見直しを行うことで、より効果的な業務効率化が実現できます。

5.継続的に効果の測定と改善を繰り返す

施策を導入した直後は見えなかった課題も、時間が経つにつれて浮かび上がることがあります。そのため、一度導入して終わりではなく、定期的に効果を測定し、必要に応じて改善を続けることが重要です。

KPIなどの評価指標を設定して結果を可視化し、現場の声も取り入れながら施策の見直しを行いましょう。こうした取り組みを重ねることで、業務の効率がさらに高まり、DXも着実に進んでいきます。

情報システム部門（情シス）の業務効率化・DXをするときのポイント

前述したように、情報システム部門はさまざまな問題を抱えており、日々の多忙な業務に追われる中で、本来注力すべき企業の生産性向上に向けた重要な業務に割く時間や人手が不足してしまうという課題が生まれています。

ここでは、こうした状況を改善し、情シスが本来の役割を果たせるようにするための具体的なポイントについて解説します。

情報システム部門（情シス）の業務範囲を明確にする

「ITのことはすべて情シス任せ」という風潮が広がると、情報システム部門に過剰な負担がかかり、本来注力すべき戦略的業務に時間が割けなくなります。

まずは、情シスが担うべき業務と、他の部署や社員でも対応できる業務を明確に区別することが重要です。業務範囲を整理し、必要に応じてヘルプデスク業務などを外部委託や他部署に分担することで、情シスの負担軽減と効率化を実現できます。

社内全体の従業員のITリテラシーを向上させる

情報システム部門が社内ヘルプデスクも兼任すると、本来の業務が滞りがちになります。これを防ぐには、社内全体のITリテラシーを高め、社員が簡単な問題を自己解決できる環境を整えることが必要です。

マニュアルやFAQの整備と周知を進め、問い合わせ件数を減らすことで、情シスは本来の業務に集中しやすくなります。効率的な業務運営が期待でき、会社全体の生産性も向上します。

経営層の理解・協力を得る

情報システム部門は直接的に利益を生み出す部門ではないため、予算や人員の確保に消極的な経営層も少なくありません。しかし、情シスの業務効率化や体制強化は、会社全体の生産性向上に欠かせません。

そのため、情シスの課題を解決するには、経営層に業務の重要性や必要性を具体的に説明し、理解と協力を得る必要があります。十分な準備をしたうえで、納得してもらえるように伝えましょう。

情報システム部門（情シス）を業務効率化できるツール

ここでは、情報システム部門（情シス）の業務効率化に役立つチャットボットツール「IZANAI（イザナイ）」と、電子ブック作成ツール「ActiBook（アクティブック）」について紹介します。

各ツールの特徴や違いを一覧表にまとめました。

各ツールについて詳しく解説します。

IZANAI（イザナイ）

「IZANAI（イザナイ）」は、生成AIを活用したチャットボットツールです。社内のマニュアルやFAQを最適化し、従業員からの問い合わせ対応を自動化することで、情報システム部門の負担を大幅に軽減し、業務を効率化できます。

同ツールは、ノーコードで簡単に導入できる点が大きな強みです。24時間365日対応が可能なため、情報システム部門の負担軽減と社員の利便性向上を同時に実現します。

さらに、AIが自動で回答を生成するため、担当者の手間も大幅に削減できます。資料やWebサイト、PDFやExcelファイルを簡単の登録も簡単で、最短3分で導入できるのも魅力です。社内FAQの改善と業務効率化を通じて、企業の生産性向上やDX推進に大きく貢献します。

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

ActiBook（アクティブック）

「ActiBook（アクティブック）」は、資料や動画を手軽に電子ブック化し、クラウド上で配信できる電子ブック作成ツールです。クラウドサービスのため、ベンダーがシステムの保守・管理を行い、情報システム部門の負担軽減と業務効率化に貢献します。

また、マニュアルとして活用することで、情報を一元管理し、常に最新の状態で情報を提供できます。アクセス制御やセキュリティ対策も徹底されており、機密情報を守りつつ、必要な担当者だけが情報を閲覧することが可能です。

また、閲覧状況を把握できるため、理解が進みにくい部分を特定し、内容改善や研修強化に活かせるといったメリットもあります。これにより、情シスの業務負担を軽減しながら、社内全体の情報活用の質を高めることができます。

参考：電子ブック作成ツール「ActiBook」

情シスの業務効率化で全社の生産性を向上しよう

情報システム部門（情シス）は、社内インフラの整備やシステム運用など、企業のIT基盤を支える中核的な存在です。

情報システム部門の業務を効率化することで、日々の問い合わせ対応や手作業の負担が軽減され、本来注力すべき業務にリソースを集中できるようになります。さらに、社内全体の業務効率が向上し、迅速な意思決定や生産性アップなど、企業の競争力強化にも大きく貢献します。

そのためには、業務の可視化や標準化を進めるとともに、ツールや外部サービスの活用によって、人的リソースだけに頼らない運用体制を構築していくことが重要です。

限られた人員でも最大の成果を出せるよう、情シス部門の業務の見直しと仕組みづくりに今こそ着手していきましょう。