営業部門の生産性向上にお悩みではありませんか？ 営業サポートは、営業担当者が商談などのコア業務に集中できるよう、幅広い後方支援を担う重要な職種です。本記事では、営業サポートの具体的な仕事内容から、その業務で役立つスキルや知識、向いている人の特徴、そして仕事のやりがいまで解説。さらに、業務効率化に役立つツールもご紹介します。

営業サポートとは

営業サポートとは、営業職の業務を幅広く支援する重要な職種です。具体的には、外出の多い営業担当者に代わり、見積書や請求書の作成、顧客からの問い合わせ対応、受発注管理、スケジュール管理、プレゼン資料の準備など、事務代行を含む後方業務全般を担います。

営業サポートが存在することで、営業担当者は企業の利益に直結する商談や提案活動といった「コア業務」に集中できる環境が整い、より多くの商談機会を創出できるようになります。結果として、営業サポートは単なる事務作業の代行にとどまらず、会社全体の業務効率を高め、売上や利益の向上に大きく貢献する不可欠な役割です。

多くの企業が働き方改革を進める中で、営業サポートの導入は増加傾向にあります。

営業サポートの仕事内容

営業サポートは、営業担当者が顧客対応や商談といったコア業務に集中できるよう、多様な業務を支える仕事です。こうしたサポートによって営業全体の効率が上がり、企業の利益にも大きく貢献します。具体的な業務内容は企業や業界によって異なりますが、主に次のような業務が含まれます。

営業サポートの仕事内容

• 書類・資料の作成
• お問い合わせ対応
• 在庫管理
• 営業に関する情報の整理

以下で説明します。

書類・資料の作成

営業サポートは、営業担当者が顧客に提出する見積書、契約書、発注書、受注書、納品書、請求書といった多様な書類作成を代行します。これらの書類は企業の利益に直結するため、正確性が非常に重要です。

さらに、クライアントへの提案に必要なプレゼン資料や企画書、会議の議事録などの作成も担当することがあります。これらの資料作成は時間を要する作業であり、営業担当者が商談準備に専念できるようサポートすることは、受注獲得につながる重要な役割です。企業によっては独自のシステムやツールを用いて書類を発行します。

お問い合わせ対応

営業サポートの日常業務として非常に重要なのが、顧客からの問い合わせ対応です。具体的には、電話やメール、FAX、SNSを通じて寄せられるクライアントからの連絡に対応します。

営業担当者が外出中や休暇中の場合でも、その代わりにクライアントと直接やり取りし、必要な情報を提供したり、質問に回答したりすることがあります。また、緊急を要する連絡が入った際には、担当者へいち早く情報を伝え、トラブルを未然に防ぐ重要な役割も果たします。顧客との信頼関係を維持するためにも、迅速かつ丁寧な対応が求められる業務です。

在庫管理

メーカーや製造業の営業サポートでは、倉庫の管理スタッフと連携し、商品の在庫状況や発送状況を確認する業務が含まれます。適切な在庫数を維持することは、クライアントの要望に迅速に応えるために不可欠であり、在庫切れや過剰在庫は信頼関係や利益損失に影響を及ぼします。

また、サービスやツールを提供する企業の場合、クライアントからの依頼に対して自社にどのくらいの人員がいるかを確認し、要望にスピーディーに対応できるよう人的リソースを把握することも大切な業務です。営業と連携し、少し先を見越した在庫コントロールが求められます。

営業に関する情報の整理

営業サポートの重要な役割の一つに、営業に関する情報の整理があります。日々の活動実績や進捗状況を見える化することで、営業所や各営業担当者の目標達成度が明確になります。具体的には、Excelや活動履歴登録ソフトを使ってデータを管理し、定期的に更新・配信する仕組みです。最新の情報が常に確認できる状態が保たれ、業務のスムーズな進行を支えます。

また、営業情報の入力などの事務作業は、営業担当者が最も多くの時間を費やす業務の一つです。この部分をサポートすることで、営業活動の効率化と生産性向上に大きく貢献します。

総務・経理業務

営業サポートは、営業所の円滑な運営を支えるために、多岐にわたる総務・経理関連の業務も担当します。他部署や関連会社からの依頼や連絡事項を所内に伝えたり、担当者に取り次いだりする窓口業務もその一つです。また、所内業務の締め切りを管理し、提出物の取りまとめやリマインド対応も行います。

経理面では、営業担当者が使用した交通費などの経費処理に関する案内や、経理部門への請求書発行の依頼などが主な業務です。さらに、オフィス用品の備品発注や在庫管理、新入社員の受け入れ対応なども含まれ、営業所員が快適に働ける環境づくりを支えています。

営業サポートで役立つスキルや知識

営業サポートの業務は多岐にわたり、その役割を効果的に果たすためには特定のスキルや知識が不可欠です。営業担当者の業務を円滑に進め、会社の利益に貢献するためには、以下の能力を身につけておくことが重要です。これらのスキルは、日々の業務を効率化し、質の高いサポートを提供するために役立ちます。

コミュニケーション能力

営業サポートの仕事では、営業担当者や社内の関係部署、お客様など、多くの人と関わる機会があります。そのため、相手の意図を正確に理解し、自身の伝えたい情報を明確に届けるためのコミュニケーション能力は、業務を円滑に進める上で不可欠です。

スムーズかつ気持ちよく仕事ができる関係を築くことで、チーム全体の連携が強化され、顧客との信頼関係構築にも貢献します。円滑な人間関係は、営業サポートの生産性を高める基盤です。

PCスキル

営業サポートの業務では、見積書や請求書、契約書などの各種書類作成、営業報告書や議事録、プレゼンテーション資料の準備など、PCを使用する場面が頻繁にあります。WordやExcel、PowerPointといったOfficeのソフトをスムーズに操作できることは、業務効率化に直結します。

これらのPCスキルを客観的に証明する手段として、WordやExcelの操作スキルを認定する「MOS（Microsoft Office Specialist）」などの資格を取得することは、自身の能力をアピールする上で非常に有効です。

スケジュール・タスク管理

営業サポートは、書類作成や問い合わせ対応、顧客情報の整理といった多岐にわたる業務を同時に進行させる必要があり、正確なスケジュール・タスク管理能力が求められます。営業活動の予定が遅れたり、顧客との約束を忘れてしまったり、必要な業務が完了していなかったりといったトラブルは、営業の機会損失や顧客からの信頼失墜につながります。

そのため、タスクの優先順位を見極め、効率的に業務を進める力は、円滑な営業活動を支える上で非常に重要です。

業務改善能力

営業サポートにおいて、分析能力は業務の質を高めるうえで非常に重要なスキルです。営業担当者へのヒアリングや日々の活動実績をもとに、どのようなサポートがあれば営業活動がよりスムーズに進むのかを客観的に見極めます。

さらに、顧客からの問い合わせや反応を詳しく分析することで、必要なフォローアップや潜在的なニーズを深く理解し、適切な対応につなげることができます。こうしたデータや情報から本質的な課題を見出し、改善策を提案する力は、営業効率の向上に大きく貢献する要素です。

マーケティングに関する知識

営業サポートの業務には、営業担当者に代わって営業資料やプレゼン資料を作成することも含まれています。単に情報をまとめるだけではなく、顧客にとって魅力的で説得力のある資料に仕上げるには、マーケティングの基礎知識が欠かせません。

たとえば、顧客のニーズに合った伝え方や、競合との差別化を意識した視点を取り入れることで、営業現場で活用できる質の高い資料が完成します。こうしたサポートがあることで、営業担当者は資料作成に時間を取られず、商談に集中できるというわけです。

営業サポートに向いている人

営業サポートの仕事は、営業担当者を陰で支える重要な役割を担います。そのため、特定の資質や性格を持つ人が、この職種でより大きな活躍が可能です。効果的なサポートを提供し、チーム全体の生産性向上に貢献するためには、どのような特性が求められるのでしょうか。ここでは、営業サポートの業務に特に適した人物像について解説します。

人とコミュニケーションを取るのが好きな人

営業サポートは、営業担当者はもちろん、社内の他部署のメンバーや時にはお客様とも連携が求められる仕事です。円滑な業務遂行のためには、相手の意図を正確に理解し、自分の考えを明確に伝えるコミュニケーション能力が重要です。

そのため、人とコミュニケーションを取ることが好きな人であれば、営業サポートならではの多様な連携を伴う働き方にスムーズに馴染むことができます。コミュニケーションスキルが高い人は、人間関係を良好に築き、トラブルを未然に防ぐことにも貢献するため、この職種で大いに強みを発揮できます。

細部まで気配りできる人

営業サポートの業務では、メールやスケジュールの確認作業が頻繁に発生ます。また、営業活動に不可欠な大切な資料作成なども含まれるため、細部まで気配りができる人がこの仕事には非常に向いています。

小さな見落としが営業活動に大きな影響を与える可能性もあるため、物事の細部まで目配りし、重要なことを見過ごさないよう常に注意を払える能力は、営業サポートの仕事において不可欠なスキルです。

先を見越して物事を考えられる人

営業サポートでは、見積書や提案書などの書類や資料を作成する際、完成していなければならない日から逆算して計画的に作業を進める必要があります。これは、営業担当者がスムーズに次のステップに進むために不可欠な準備となります。

また、資料作成だけでなく、「これも必要になるかもしれない」と考えて先回りして行動することは非常に大切です。営業担当者のミスを未然に防ぐためにも、常に先を見通して気配りをすることが求められ、このような能力は業務経験を積むことで自然と身につきます。

PCを使った作業が得意な人

営業サポートの業務は、書類作成や資料作成、顧客データの整理など、パソコンを使用する場面が非常に多くあります。WordやExcel、PowerPointといったOfficeのソフトを問題なく操作できることは、日々の業務を効率的に進める上で欠かせないスキルです。

PC作業が得意な人は、これらのツールを使いこなすことで、より迅速かつ正確に業務を遂行し、営業担当者の強力なサポート役となることができます。基本的なPCスキルは、営業サポートとして働く上で自身の能力を示す有効なアピールポイントです。

営業サポートのやりがい

営業サポートの仕事は、営業担当者の活動を裏方で支え、会社の売上向上に貢献できる点で大きなやりがいを感じられる職種です。たとえば見積書や請求書などの資料作成や、顧客からの問い合わせ対応などを通じて営業活動をスムーズに進める手助けをします。

こうしたサポート業務によって、自分の仕事が会社の売上に直接貢献しているという実感を強く持てます。また、営業部門は個人作業だけでなく、チームとして目標達成を目指す場面が多いため、営業サポートとしてチームの一員となり、貢献することで一体感を味わえることも、この職種ならではの大きな魅力です。

営業職やクライアントと信頼関係を築き、感謝される瞬間に喜びを感じる方も多く、人をサポートしたいと考える方には特におすすめの仕事といえます。

 

営業サポートの仕事をするときに気を付けること

営業サポートの業務は多岐にわたり、会社の売上や顧客満足度に直結する重要な役割を担います。そのため、日々の業務で意識しておきたいポイントがいくつかあります。以下では、営業サポートとして働く上で特に心掛けるべき注意点を紹介します。

こまめに報告・連絡・相談をする

営業サポートの業務では、営業担当者をはじめ、社内外の多くのスタッフと連携して仕事を進める機会が多いです。そのため、業務の円滑な進行とミスの防止のために、情報共有を非常に大切にする必要があります。

特に「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」は、組織で働く上でのビジネスの基本であり、仕事の効率を高めるスキルであると考えて実践することが重要です。入社したばかりであったり、未経験で業務内容に不明な点がある場合は、抱え込まずに正直に質問し、アドバイスや指示を仰ぐようにしましょう。

これにより、組織全体の連携が強化され、業務をスムーズに進めることが可能になります。

営業担当の負担を増やさない

営業サポートの重要な役割の一つは、営業担当者がコア業務に集中できるよう、その負担を軽減することです。そのため、情報の伝達漏れや確認忘れ、資料の記載ミスなどによって、かえって営業担当者の業務負担を増やしてしまうことのないよう、細心の注意を払わなければなりません。

受発注業務や顧客情報の取り扱いにおいては、一つの小さなミスが大きな損害や情報漏えいなどの深刻な問題につながる可能性もありますので、作成した資料や入力データは入念に確認する習慣をつけましょう。

可能であれば、部署全体でダブルチェックやトリプルチェックの体制を整え、お互いにミスを防ぎ、営業担当者が安心して業務を任せられる信頼関係を築くことが大切です。

丁寧な対応を心掛ける

営業サポートは、営業担当者を支えることが主な業務ですが、顧客とのスケジュール調整や問い合わせ対応など、社外のお客様と直接やり取りする機会も少なくありません。電話・メール・ウェブ上でのコミュニケーションを通じて、お客様の要望を正確に把握し、適切な情報を提供する力が求められます。

こうした対応は、会社の「顔」としての役割を果たす場面でもあり、お客様に良い印象を与える重要なポイントです。そのため、常に丁寧で誠実な対応を心がけ、会社のイメージや信頼を損なわないよう、細心の注意が必要です。顧客満足度の向上にもつながるため、ビジネスマナーを守り、プロ意識を持って業務に取り組みましょう。

営業サポートの仕事を効率化できるツール

営業サポートの業務は多岐にわたり、効率的なツールを活用することで大幅な業務改善が見込めます。ここでは、日々の問い合わせ対応や資料管理をスムーズにし、営業担当者の負担を軽減するのに役立つ2つのツール、AIチャットボットの「IZANAI（イザナイ）」と電子ブック作成ツールの「ActiBook（アクティブック）」をご紹介します。

FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI（イザナイ）

「IZANAI（イザナイ）」は、社内外のFAQ対応を効率化する生成AI型チャットボットです。従来のFAQ対応のように質問と回答を手入力する手間がなく、社内資料やウェブサイトを登録するだけでAIが自動的に回答を生成するため、担当者の負担を大幅に削減できます。

AI-OCRや表読み込み機能も備えており、PDFやExcelなどの複数ファイルを同時に学習させることも可能です。営業サポート部門では、顧客からの曖昧な問い合わせにもAIが正確な情報を提供し、また多拠点からの質問にもスムーズに対応できるため、問い合わせ対応を自動化し、営業担当者がコア業務に集中できる環境を構築できます。

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

資料・動画を誰でも簡単に配信｜ActiBook（アクティブック）

「ActiBook（アクティブック）」は、紙の資料やパンフレット、PDFなどのデータをアップロードするだけで誰でも簡単に電子ブックを作成・配信できるツールです。動画やOfficeファイルにも対応しており、作成した電子ブックには閲覧制限を設定して社員向け資料サイトや会員限定サイトを構築することも可能です。

さらに、顧客の閲覧状況をログ分析し、資料への興味関心を把握できるため、営業活動に役立つ情報が得られます。営業サポートにおいては、紙媒体の資料をデジタル化することで郵送費や印刷、封入といったコストと作業負担を削減でき、オンラインでの資料配布が容易です。

顧客の閲覧ログは営業担当者の負担軽減にも繋がり、見込み顧客の検討状況を把握することで、ホットな顧客を効率的にフォローすることもできます。

参考：電子ブック作成ツール「ActiBook」

営業サポートをもっと知って仕事の魅力を感じよう

営業サポートは、書類作成、問い合わせ対応、在庫管理、情報整理、総務・経理など幅広い業務を通じて、営業担当者の「コア業務」への集中を支える役割を担います。

人とのやり取りが好きな方、細かい作業が得意な方、先回りして行動できる方に向いており、チームに貢献し感謝されることでやりがいを感じられる仕事です。業務の効率化には「IZANAI」や「ActiBook」などのツールも活用できるので、ぜひ参考にして見てください。