「営業の資料作成や受発注業務など、サポート業務の負担が重い」「効率化したいけれど、何から手を付ければよいか分からない」「営業支援システムやツールは多すぎて選べない」こうした悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

営業サポートの業務は多岐にわたり、単純作業や突発的な依頼、専門知識の必要性など、さまざまな課題が積み重なりやすいのが現状です。ですが、業務の棚卸しと適切なツールの活用によって、十分に効率化が可能です。

この記事では、営業サポート業務が抱える課題の具体例を挙げながら、業務改善の方法、導入すべきシステムやツール、さらには実際に業務効率化に成功した事例まで紹介します。

営業サポートの業務と重要性

営業サポートの業務は、営業担当者が円滑に顧客対応や商談に集中できるよう、裏側から支える役割を担っています。主な業務には、見積書や提案書の作成、受注・発注処理、スケジュールの調整、問い合わせ対応などが含まれます。一つひとつの業務は事務的に見えるかもしれませんが、正確性やスピードが求められるため、決して負担の軽い仕事ではありません。

営業サポートが適切に機能することで、営業担当者はコア業務に集中でき、商談機会の最大化や成約率の向上につながります。また、業務全体の流れがスムーズになれば、部署間の連携強化や会社全体の売上増加にも貢献します。

つまり営業サポートは、営業活動の成果を支える欠かせない存在です。

営業サポートの6つの課題

営業サポートは業務範囲が広く、スピードや正確性が求められるなど、日常的に多くの負担を抱えています。ここでは、現場でよく見られる代表的な課題を取り上げ、それぞれの背景を詳しく解説します。

1.業務の範囲が広く、優先順位の整理が難しい

営業サポートの業務は、書類の作成や受発注処理、顧客対応、スケジュール管理など多岐にわたります。それぞれの業務には異なる知識やスキルが必要なため、一人の担当者にかかる負荷は大きくなりがちです。業務の優先順位を整理するだけでも時間と労力を要します。結果としてと、効率低下や精神的なストレスにもつながりやすく、組織全体のパフォーマンスに影響を及ぼすリスクがあります。

2.単純作業に時間を消費してしまう

営業サポートでは、請求書や納品書、営業資料などの作成業務が日常的に発生します。これらの業務はルーティンワークである一方、書式の違いや修正作業が頻繁に発生し、手作業で行う場合には多くの時間を浪費します。

単純作業に時間を取られることは、本来集中すべき顧客対応や情報管理の質を下げる要因となり、結果として営業全体の生産性が下がり、売上や顧客満足度にも悪影響を与えることになります。

3.作業にスピードと正確性が求められる

営業サポートには、迅速な対応が常に求められます。たとえば、急ぎの資料作成や発注業務、問い合わせへの即時対応など、タイムプレッシャーのかかる業務が日常的に発生します。

こうした環境下では、正確さを維持しながらスピードも両立させる必要がありますが、それが大きなストレスの原因になります。また、予定外の対応が入ることでスケジュールが崩れ、結果的に残業が増えるケースも多く見受けられます。

4.業界・商品・サービス等に関する専門知識が必要

営業サポートは単なる事務作業だけでなく、顧客への対応や営業資料の作成などを担うため、会社の業界や扱う商品・サービスについて深い理解が求められます。

とくに専門性の高い分野では、知識不足が顧客対応の質や営業担当者のサポート力に直結します。加えて、業務の合間に学習時間を確保する必要があるため、継続的な自己研鑽も欠かせません。知識習得と日々の業務の両立は大きな負担となり、長期的な業務効率にも影響を与える要因です。

5.心理的な負担・プレッシャーを感じやすい

営業サポートの業務は、見積もりや発注書類の作成、納期管理など、企業の信頼や売上に直結する重要な業務を多数含んでいます。そのため、一つのミスが大きな問題に発展する可能性があり、常に高い緊張感の中で業務をこなす必要があります。

こうした状況は、精神的な負荷を蓄積させやすく、業務への集中力や意欲を低下させる原因にもなります。また、ミスが許されない環境で働き続けることは、担当者にとって大きなストレスとなります。

6.顧客と営業担当者の間で板挟みになる

営業サポートは、営業担当者と顧客の間に立つ役割も担っています。たとえば、外出中の営業担当者に代わって問い合わせに対応したり、急な資料作成を依頼されたりする場面も少なくありません。その一方で、顧客からの要望と営業担当者の指示が食い違うこともあり、その調整役として板挟みになるケースが頻発します。

こうした立場に置かれることで、対応へのプレッシャーやフラストレーションが蓄積されやすく、精神的な負担がさらに増す要因となっています。

営業サポートの業務の効率化で得られる4つの効果

営業サポート業務を効率化することで、作業負荷の軽減や対応スピードの向上が可能になります。ここでは、実際に得られる4つの代表的な効果を具体的に解説します。

1.営業サポート担当者の負担軽減

営業サポートの仕事は、日々発生するさまざまな業務を限られた時間で正確にこなすことが求められます。そこでITツールを導入し、書類作成やデータ入力などの業務を自動化すれば、担当者の負担は大きく軽減されます。業務を標準化・効率化することでミスも減り、精神的な余裕も生まれます。

結果として、サポート体制そのものの安定性が向上し、営業部門全体のパフォーマンスにも好影響をもたらすでしょう。

2.営業の質の向上

単純作業を効率化することで、営業サポート担当者はより価値の高い業務に集中できるようになります。たとえば、営業資料のブラッシュアップや提案内容のサポートなど、営業活動の質を高める業務に時間を割くことが可能になります。

こうした支援により、営業担当者の提案力や顧客対応の精度が高まり、受注率の向上にも直結します。営業サポートの効率化は、営業活動そのものの質を底上げするための重要なステップです。

3.売上の増加

業務の効率化によって営業活動に集中できる環境が整えば、結果として売上の増加が期待できます。たとえば、1件あたりの商談準備にかかる時間が短縮されれば、より多くの見込み顧客へのアプローチが可能です。

また、営業サポートの体制が整うことで、商談機会の取りこぼしが減り、営業活動がスムーズに進行するようになります。業務効率化は、営業現場の生産性向上と収益拡大の両立を支える重要な施策です。

4.顧客満足度の上昇

業務の効率化によって、営業サポートは顧客対応により多くの工数を割けるようになります。これにより、問い合わせへの迅速な返信やきめ細かなフォローが可能となり、顧客の満足度は大きく向上します。

また、営業担当者も余裕を持った対応ができるようになるため、提案内容の質も高まり、顧客からの信頼も厚くなります。こうした好循環が生まれることで、リピート率の向上や紹介による新規獲得にもつながっていきます。

営業サポートの業務を効率化する改善策

営業サポート業務を効率化するには、現場の課題に即した具体策が必要です。ここでは、実行しやすく効果の高い改善策を7つ取り上げ、それぞれのポイントを解説します。

業務マニュアルの作成

業務マニュアルを整備することで、作業の標準化と業務効率の向上が図れます。手順や対応フローを明文化することで、業務の属人化を防ぎ、新人教育にも役立ちます。加えて、特定の担当者に業務が集中するリスクを下げ、急な欠勤や引き継ぎにも柔軟に対応できる体制が整います。

また、作業手順が明確になることで、業務の見直しや改善にもつながり、全体の生産性向上にも寄与します。手間をかけてでも最初に作っておくべき仕組みの一つです。

定型業務の自動化

請求書や納品書の作成、データ入力、定型メールの送信など、手順が決まっている業務は、RPAや自動化ツールの活用が有効です。作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。とくに日常的に繰り返し発生する業務こそ自動化の対象にすることで、営業サポートのリソースをより重要な業務に集中させることが可能になります。

アウトソーシングの活用

電話対応やデータ入力などの事務作業を外部に委託するアウトソーシングは、営業サポート業務の負担軽減に効果的です。とくに繁忙期や人手不足時には有効で、社内スタッフの業務集中を妨げることなく、作業全体の品質を維持できます。ただし、委託費用や情報管理のリスク、業務の切り分けなどに留意する必要があります。

コミュニケーションツールの導入

情報共有を円滑に行うには、メールや電話に加えて、チャットやグループウェアなどのコミュニケーションツールを導入するのが有効です。たとえば、外出中の営業担当者とリアルタイムでやり取りできる仕組みがあれば、顧客からの問い合わせ対応もスムーズになります。スマートフォン対応のツールであれば、PCが手元になくても柔軟な連携が可能です。

営業支援ツール（SFA）の導入

営業支援ツール（SFA）は、営業活動の可視化や情報共有を目的としたシステムです。これを導入すれば、営業の進捗状況や案件管理、訪問履歴、顧客対応状況などがリアルタイムで把握でき、営業担当者と営業サポート間の連携もスムーズになります。また、営業活動における無駄や課題も見つけやすくなるため、部門全体の業務改善にもつながります。導入には一定のコストがかかりますが、中長期的には高い投資対効果が見込めます。

オンラインミーティングツールの導入

外出先の営業担当者や顧客とスムーズに連携するには、Web会議ツールの導入が効果的です。。移動時間の削減や、スケジュール調整の手間を省けるだけでなく、遠隔でも質の高いコミュニケーションが実現できます。また、テレワーク環境下でも、営業活動の支援が可能になるため、働き方改革にもつながります。オンラインでの打ち合わせが定着すれば、社内外の意思決定スピードも加速します。

文書・顧客情報管理システムの導入

営業サポートでは、見積書・契約書・顧客リストなどの膨大な情報を扱います。これらを文書管理システムやCRMで一元化すれば、必要な情報に迅速にアクセスでき、作業の効率が大きく向上します。また、顧客対応履歴の共有も容易になるため、組織内での情報連携も促進されます。情報の「探す手間」を減らすことで、全体の効率化を実現することが可能です。

営業サポートの業務を効率化する流れ

営業サポートの効率化は、ただツールを導入するだけでは実現しません。段階を踏んだ進め方が成功の鍵です。ここでは、業務効率化を推進するための4つの基本ステップを紹介します。

1.営業サポートの業務の問題・課題を抽出する

効率化の第一歩は、現状の業務を正しく把握することです。営業サポートがどのような業務を日々行っているのかを可視化し、どの作業に時間がかかっているか、どこに無駄や重複があるかを明らかにします。

あわせて、担当者へのヒアリングを行い、現場で感じている問題や不満を具体的に洗い出します。この段階で業務の全体像を正確に把握することで、改善に向けた方向性を定めやすくなります。

2.業務プロセスを見直す

課題が抽出できたら、次は業務プロセスそのものを見直します。たとえば、手作業が前提となっている業務を自動化できないか、複数人で行っている作業を一本化できないかといった視点で検討します。

また、業務の目的と手段が一致しているかを確認し、形式だけが残っている無意味な手順を排除します。こうした改善を加えることで、業務そのものがシンプルかつ効率的になり、次のステップへの準備が整います。

3.効率化の具体的な解決策の検討・実施

改善の方向性が定まったら、具体的な解決策を検討・実行します。ITツールの導入、アウトソーシングの活用、マニュアル整備など、目的に応じた手段を選定し、段階的に導入していくことが重要です。

最初から全社導入を目指すのではなく、小規模なチームやプロジェクトでの試験導入から始めることで、運用上の課題を早期に把握できます。現場に無理のない形で変化を起こすことが成功への近道です。

4.効果検証と継続的な分析・改善

施策を実施したら、効果を定量的に検証します。たとえば、残業時間の減少、作業時間の短縮、エラー件数の推移、従業員満足度、顧客からの評価などを指標に、導入の成果を可視化します。分析結果から新たな課題が見つかることもあるため、定期的にPDCAを回すことが重要です。導入後の検証と改善までを一連の流れとして捉えることで、営業サポートの効率化はより確実に進みます。

営業サポートの業務の効率化に成功した事例

営業サポート業務の効率化は、適切な取り組みを行えば確実に成果が表れます。ここでは、実際に改善を実施し、成果を上げた3つの企業事例を紹介します。

顧客情報の可視化で問い合わせ件数が約3倍に｜株式会社ネオシステム

株式会社ネオシステムでは、営業支援ツール「SATORI」を導入し、顧客情報を一元管理できる仕組みを整えました。導入前は、顧客の行動履歴や属性情報を営業サポートが個別に収集しており、対応のばらつきが課題でした。ツール導入により、顧客の関心度を可視化できるようになり、適切なタイミングで営業フォローが可能となり、結果として問い合わせ件数が約3倍に増え、営業機会の拡大と業務の効率化を同時に実現しました。

SATORI導入事例｜株式会社ネオシステム

Web商談の日程調整の自動化で対応回数と時間を大幅削減｜ACALL株式会社

ACALL株式会社では、商談日程の調整に多くの時間を費やしていたことが課題でした。そこで、スケジュール自動調整ツール「TimeRex」を導入したところ、やり取りの回数を大幅に削減できるようになりました。営業サポートが個別に確認・調整していた従来の方法に比べ、顧客が空き日程を自ら選べる仕組みに変更することで、効率が劇的に向上しました。ツール導入後は、日程確定までの平均対応時間が半分以下となり、業務のスピードと精度が改善されました。

ACALL株式会社 導入事例 | TimeRex

OCR活用で注文書入力の時間を約50％削減｜株式会社バーテック

株式会社バーテックでは、紙の注文書を手入力で処理しており、データ入力の手間と人的ミスが大きな課題となっていました。そこでOCR（文字認識）ツールを導入し、注文書情報を自動で読み取り・データ化する仕組みを構築しました。これにより、入力作業にかかる時間が約50％削減され、担当者の負担が大幅に軽減され、また、データ精度も向上し、確認作業にかかる時間も短縮されるなど、業務全体の品質とスピードが向上しました。

株式会社バーテック様 | 導入事例 | AI-OCRソリューション | Panasonic

営業サポートの業務の効率化に役立つツール

営業サポート業務の効率化には、ツールの活用が欠かせません。ここでは、とくに注目されている2つのツール「IZANAI」と「ActiBook」の特徴と違いを分かりやすく解説します。

IZANAI（イザナイ）

IZANAI（イザナイ）は、営業活動を自動化・効率化するためのクラウド型営業支援ツールです。見込み客の興味関心に応じた提案シナリオを作成できる機能を持ち、顧客ごとに最適な営業資料を自動配信する仕組みが整っています。さらに、資料の閲覧状況や行動ログを可視化できるため、営業サポートは的確なタイミングでのフォローが可能になります。営業活動の属人化を防ぎ、再現性の高い営業支援を行える点が大きな特徴です。

ActiBook（アクティブック）

ActiBook（アクティブック）は、紙やPDFの営業資料を簡単にデジタルブック化し、閲覧ログを取得できる営業支援ツールです。資料を誰が、いつ、どこまで閲覧したのかを詳細に把握でき、営業サポート担当者がタイムリーかつ適切なアプローチを行うための判断材料を得られます。また、デザイン性の高い資料配信も可能で、顧客への印象を高める効果も期待できます。コンテンツ配信と顧客分析を一体化させたいわば「営業のための情報発信基盤」です。

営業サポート業務の効率化は、現場の課題から始めよう

営業サポートの業務は、営業現場を支える存在として、組織にとって欠かせない役割を担っています。しかしその一方で、業務の幅広さや作業スピードの要求、専門知識の必要性、精神的プレッシャーなど、多くの課題を抱えがちです。

今回紹介したように、業務マニュアルの整備、ITツールの導入、業務プロセスの見直しなど、着実な改善策を実行することで、営業サポートの負担を軽減し、営業全体の生産性を高めることが可能です。さらに、実際の成功事例やツール活用の具体例を参考にすれば、自社に適した改善の方向性も見えてくるはずです。

重要なのは「何となく効率化する」のではなく、「どの課題に対して、どんな手段が最適か」を明確にしたうえで実行することです。現場の声を丁寧に拾いながら、段階的に改善を進めていくことで、営業組織全体の強化につながります。