営業事務の「残業が減らない」「特定の担当者に依存している」といった課題に悩んでいませんか。日々の業務に追われ、改善の優先順位が分からなくなっている企業も少なくありません。

本記事では営業事務が直面する代表的な課題を整理し、改善を成功させるための5つのステップを解説。さらに明日から実践できる改善アイデアや、ツール導入を進める際の重要な視点も紹介します。

営業事務でよくある5つの課題とは？

営業事務は営業活動を支える重要な役割を担っていますが、多くの企業で共通の課題を抱えているのが現状です。これらの課題は業務の非効率や生産性低下に直結するため、適切な対策を講じる必要があります。ここでは、営業事務が直面しやすい五つの主要な課題について具体的に解説していきます。

参考：営業事務の仕事を効率化するには？具体的な方法・手順・事例を解説

業務の属人化による品質のばらつき

担当者ごとに業務の進め方が異なると、引き継ぎがうまくいかずミスが発生しやすくなります。業務を標準化していないと品質を保てず、全体の効率や顧客満足度が低下します。手順が文書化されていない場合、新任者の習得に時間がかかり非効率です。これを解消するには業務マニュアルの整備が欠かせません。

問い合わせ対応や資料作成の手順を統一すれば、担当者間のばらつきを抑え、生産性向上につながります。

アナログな業務フローによる非効率

紙や手作業が多いと転記ミスや処理遅延が起こりやすく、進捗も見えにくくなります。顧客情報や注文内容の手入力は時間がかかり、請求書や納品書を手作業で作ると確認も非常に手間です。こうした作業ミスは修正に労力を要し、生産性を大きく下げます。

RPA（Robotic Process Automation）を導入すれば、データ入力や集計、報告書作成を自動化でき、効率化とミス削減を実現できます。

営業担当者や他部署とのコミュニケーションコスト

営業担当者への度重なる確認や部署間の伝達ミスは、見えないコストとなり業務の圧迫要因です。営業事務はスケジュール管理や顧客対応を担い、問い合わせ窓口としての役割も持つため、営業と顧客の間で板挟みになることがあります。こうした状況が続くと担当者の負担が大きくなり、作業効率やモチベーションの低下につながります。

チャットツールを導入すれば情報共有や確認が容易となり、返信待ちの時間を減らせるだけでなく、全体のコミュニケーションもスムーズです。

散在する営業資料やナレッジの管理

営業資料やノウハウが個人ごとに分散すると、必要な情報をすぐに探せず無駄な時間が生じます。これは業務の属人化を招き、生産性を下げる要因になります。営業事務では顧客から得た情報を登録や更新で最新に保ち、照会や分析を通じて営業戦略や顧客サービスの改善に役立てることが重要です。

SFAやCRMを導入すれば、顧客情報や商談記録などを一元管理でき、必要な情報へのアクセスも迅速になります。

業務の多様化によるマルチタスクの常態化

営業事務は書類作成や顧客対応、在庫管理など幅広い業務を同時に担います。受発注処理や顧客情報管理に加え、企業や部署によっては経理やマーケティングまで任されることもあります。優先順位を誤ると作業が中途半端になり、ストレスや残業の原因です。多岐にわたる業務で必要なスキルも広がり、マルチタスクが常態化すると業務量はさらに増加します。

改善には現状分析を行い、課題の優先順位を明確にする取り組みが欠かせません。

営業事務の業務改善を成功させる5つのステップ

営業事務の業務改善を成功させるには、計画的かつ段階的に進める必要があります。闇雲にツールを導入したり一部の業務だけを見直したりしても、十分な効果は期待できません。ここでは業務改善を効果的に進めるための5つのステップを紹介します。

ステップ1：現状の業務を可視化する

改善の第一歩は、現状を正しく知ることから始まります。「誰が」「何を」「どれくらいの時間で」行っているのかを全て洗い出し、業務の全体像を客観的に可視化しましょう。営業事務が行う業務内容をリストアップし、書類作成やデータ入力、電話対応といった作業を確認することが重要です。

さらに、各業務にかかる時間を計測して、どの作業が多くの時間を消費しているかを特定します。担当者へのヒアリングを通じて具体的な課題を把握すれば、非効率な業務を明らかにでき、改善の出発点を見つけられます。

ステップ2：課題の優先順位を決定する

洗い出した業務の中から「これは無くせる」「効率化できる」といった課題を見つけ出します。そして「改善効果の大きさ」と「実行のしやすさ」の2つの軸で、取り組む順番を決めます。特に非効率な業務や繰り返し行われる手作業は効率化の対象であり、その原因を深掘りすることが大切です。

人手不足やシステム不備、マニュアル不足など根本原因を明確にすることで、解決策を見つけられます。影響範囲や発生頻度、解決にかかる時間を考慮し、効果が高い業務から優先的に取り組めば全体の生産性が向上します。

ステップ3：改善目標を設定する

「残業時間を月10時間削減する」「書類のミスを半減させる」といった具体的で測定可能な目標を設定します。明確なゴールがあることで、改善活動のモチベーションを維持でき、施策の効果も正しく評価できます。期待される成果として時間短縮やコスト削減、ミス削減などを数値化し、達成度を測れる指標を設けることが重要です。

たとえば週次で進捗を確認する場を設ければ、目標達成に向けた軌道修正も迅速に行えます。これにより担当者の負担軽減やモチベーション向上につながり、最終的には企業収益の向上が期待できます。

ステップ4：改善施策を選択・実行する

設定した目標を達成するために、具体的な改善施策を決めて実行します。この後のセクションで紹介する7つの方法から自社に合ったものを選び、まずは特定のチームで試すなど小さく始めることが成功のコツです。

たとえば顧客情報管理の煩雑さにはSFAやCRMといった営業支援ツールを導入し、定型業務が多い場合はRPAによる自動化を検討します。施策を実行する際は、事前に担当者とスケジュールを設定すれば進捗確認がスムーズになり、課題解決に素早くつながります。

ステップ5：効果測定と改善サイクルの確立

施策を実行して終わらせるのではなく、設定した目標を達成できたかを定期的に振り返ることが重要です。KPIなどの指標で効果を評価し、問題があれば再度手順やツールを見直し、PDCAサイクルで改善を続けます。実施した改善策について現状と効果を確認し、効率化が進んでいればその施策を継続します。

一方で成果が出ていない場合は別の方法を試し、施策の最適化を進めることが必要です。このサイクルを回すことで継続的なフィードバックが生まれ、精度の高い業務効率改善につながります。

営業事務の業務改善を実現する7つの方法

営業事務の業務効率化は営業活動を強力に後押しし、企業全体の生産性向上に繋がります。ここでは現場の課題を解決し、効果的な営業サポートを実現するための7つの方法を紹介します。施策を導入すれば営業事務の負担を軽減し、戦略的な業務への集中が可能です。

方法1：業務マニュアルを作成して属人化を防ぐ

業務の手順やルールを文書化すれば、誰でも同じ品質で作業できます。作成後は放置せず、常に最新の状態を保つ仕組みが必要です。マニュアルがあれば問い合わせ対応や資料作成を標準化でき、担当者間の作業品質のばらつきを減らせます。そして新任者の教育時間を短縮でき、既存担当者の効率も向上させることが可能です。

説明は具体的に記し、フローチャートや画像を使うと理解が深まります。さらに業務やツールの変更に合わせて定期的に見直し、最新の情報を反映することが重要です。

方法2：メールや書類のテンプレートを共有する

見積書送付メールや申請書など、よく使う文書や書類はテンプレート化して共有します。これにより作成時間を短縮でき、記載ミスや漏れを防ぐことが可能です。営業事務では請求書や納品書の作成が頻繁に発生し、担当者ごとの記載の違いが確認の手間を増やす要因です。

こちらもテンプレートを利用すれば定型的な返信も効率化でき、資料作成や受発注業務も簡略化されます。文章を一から作成する必要がなくなるため、業務スピードが上がり品質も均一化され、営業部門全体の生産性向上に貢献します。

方法3：AIチャットボットによる問い合わせ対応の効率化

AIチャットボットを活用することで、営業事務が抱える問い合わせ対応の負担を大幅に軽減することが可能です。従来、担当者は顧客からの質問や要望に逐一対応しなければならず、膨大な時間と労力がかかっていました。

しかし、AIチャットボットを導入すれば、よくある質問に対しては24時間365日体制で自動応答が可能となり、夜間や休日でも顧客を待たせることなく対応できます。これにより、担当者は繰り返しの対応や単純作業から解放され、より戦略的で重要な業務に集中することが可能です。

さらに、顧客にとっても迅速で正確な回答が得られるため、満足度の向上にもつながります。結果として、問い合わせ対応の効率化だけでなく、業務全体の生産性向上や企業の信頼性強化にも寄与します。

参考：AIチャットボットでFAQを最適化「IZANAI Powered by OpenAI」

方法4：営業資料を電子ブック・デジタルブックで一元管理

営業で活用する製品カタログや提案書を電子ブック・デジタルブック化し、クラウド上で一元管理することで、担当者は必要な資料を探す手間から解放されます。従来のように紙資料やローカルファイルを探す必要がなく、常に最新版が反映された状態で利用できるため、情報共有の効率が大幅に向上します。

さらに、URLひとつで顧客や社内メンバーに簡単に共有できるため、商談や打ち合わせの準備もスピーディです。また、紙資料の印刷や配布が不要となることで、ペーパーレス化が進み、環境負荷の軽減と同時に印刷コスト削減も実現可能です。

加えて、営業資料の管理をデジタルブックに移行することは、効率化やコスト削減にとどまらず、企業全体の情報資産を安全かつ一貫性のある形で活用できる体制づくりにもつながります。

参考：営業資料やマニュアルを電子ブック・デジタルブック化「ActiBook」

方法5：RPAによる定型業務の自動化

データ入力や転記、レポート作成といった定型業務は、ソフトウェアロボットに任せられます。自動化により人為的なミスを防ぎ、担当者の負担を減らすことが可能です。RPAは入力や集計、報告書作成を自動で行い、人間が実施していたパソコン操作を代行します。

導入によって処理時間を短縮でき、人的リソースを複雑な業務や戦略的な業務に振り向けられます。エラーを抑えつつスピーディーに作業を進められるため、営業事務の負担が軽くなり、重要業務への集中が可能です。

方法6：コミュニケーションツールを導入する

社内の報告や連絡をメールからSlackやTeamsに切り替えると、情報共有のスピードが向上します。メールでは返信待ちや見落としが起こりやすいですが、チャットを使えばリアルタイムでやり取りでき、確認漏れや伝言ミスを防ぐことが可能です。既読機能により相手の状況を把握でき、対応の遅れも減らせます。

さらにPCやスマートフォンから利用できるため、場所を問わず社内外との連携が可能です。営業事務は営業担当者や他部署とのやり取りが効率化し、問い合わせ対応や資料作成など本来の業務に集中できます。

方法7：顧客・案件情報をSFA・CRMで一元管理する

顧客情報や案件の進捗をSFAやCRMで一元管理すると、営業事務の効率が大幅に向上します。顧客の基本情報や商談履歴、問い合わせ内容を一箇所で管理でき、営業担当者とリアルタイムで共有できるため、抜け漏れを防ぐことが可能です。

進捗の可視化や次のステップを示す機能、営業活動のレポート自動生成機能も備わっており、顧客対応の質を高め営業活動の透明性やマネジメント効率の改善に直結します。

その問い合わせ、AIが答えます｜IZANAI（イザナイ）

毎日の問い合わせ業務に時間を取られていませんか？AIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」は、FAQやマニュアルの情報をもとに、自動で高精度に回答する生成AIチャットボットです。ノーコードで誰でもすぐに導入でき、カスタマーサポートの定型対応を大幅に削減。

人が対応すべき「本当に重要な問い合わせ」に、もっと集中できる環境を作りましょう。

IZANAI（イザナイ）の主な特徴

• 社内資料やWebページを登録するだけで回答が可能
• PDF・Excel・WebサイトのURLなど、複数ソースを同時に学習
• FAQ整備が不十分でも、曖昧な質問に対応
• 面倒なシナリオ設計が不要
• 2週間の無料トライアル可能

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

営業事務の業務改善を成功させる3つのポイント

営業事務の業務効率化は、単にツールを導入するだけでは成功しません。現場に即した適切なアプローチが必要です。ここでは業務改善を確実に進めるための三つの重要なポイントを解説します。

ポイント1：現場の担当者を巻き込んで進める

営業事務の改善を進めるには、日々の業務を担う現場担当者の協力が重要です。上層部からのトップダウンではなく、現場の意見を取り入れることで、より現実的で効果的な改善策を生み出せます。業務の流れを最も理解しているのは現場であり、担当者の「肌感」や「日々の流れ」を把握することで、改善すべきタスクを明確にすることが可能です。

当事者意識を持って活動に参加してもらうことで、実行の流れもスムーズになり、成果に直結します。

ポイント2：完璧を目指さずに小さな成功体験を積み重ねる

業務改善を行う際、最初から完璧を追求すると、計画が大規模になり挫折する恐れがあります。そのため、まずは一部の業務やチームで小さく始めることが効果的です。簡単に導入できて成果を実感しやすい業務から取り組むことで、成功体験を積み重ねられます。これにより現場の理解を深められ、モチベーションも維持できます。

さらに、得られた知見を活かして段階的に改善を広げれば、全社的な展開もスムーズになります。

ポイント3：ツール導入を「目的」ではなく「手段」と捉える

「便利なツールを導入すれば自動的に改善できる」という考えは失敗の原因になります。なぜならRPAを含む業務効率化ツールは、導入するだけで成果を生むものではないからです。大切なのは、そのツールで解決する課題と、達成したい目的を明確にすることです。ツールはあくまで課題解決のための手段であり、目的ではありません。

必要な機能が備わっているか、現場の従業員が使いこなせるかを確認する姿勢も重要です。たとえばRPAは業務を「楽にする」だけでなく、人が「人にしかできない仕事」に注力できる環境をつくる支援ツールとして位置づける必要があります。

営業事務の改善する鍵は小さな一歩と継続にあり

営業事務の業務改善は、残業や属人化、ミスといった課題を解消し、顧客満足度と企業成果を高めるために重要です。本記事では課題整理から改善ステップ、実際に使える手法までを紹介しました。業務マニュアルやテンプレート、RPAやチャットボットを組み合わせれば、業務負担を減らし、本来の仕事に集中できます。

効率化は作業時間の短縮だけでなく、社員のモチベーションや顧客対応の質向上にも直結します。完璧を求めず小さな成功を積み重ね、自社に合った改善策を継続することが成果への近道です。