総務は備品の手配や社内行事の運営、問い合わせ対応など業務範囲が広く、慢性的な人手不足に悩まされやすい部門です。効率化を図るには、ツールを活用して業務を分担し、負担を減らすことが効果的です。

本記事では、業務効率化に活用できるツールや導入手順、導入時の注意点を解説します。

総務が抱えている課題

総務は幅広い業務を一手に担う部門でありながら、専任の人材が十分に確保されないことが多いです。その結果、業務の属人化や長時間労働が常態化しやすく、効率化の必要性が高まっています。以下では総務業務における主な課題を取り上げます。

参考：総務とはどんな仕事？業務内容や求められるスキル、やりがいを解説

業務範囲が広すぎる

総務は備品の調達や設備管理、業者とのやり取り、社内イベントの企画・運営など、社内の多方面を支える役割を担っています。そこに突発的な依頼が加わると、スケジュールの見通しが立てにくくなります。担当者は複数の作業を同時に抱えることになり、計画的な進行が難しくなります。少人数で幅広い業務をこなす状況は、担当者にとって大きな負担となります。

慢性的な人手不足

総務は直接収益を生み出しにくいため、人員配置の優先度が下がる傾向があります。その結果、人手不足に陥りやすく、少人数で膨大な業務を回さざるを得ません。残業や離職の増加によって人材が不足し、悪循環に陥ることもあります。慢性的な人員不足は業務の停滞を招き、組織全体の効率低下へとつながります。

属人化・ブラックボックス化

効率を優先して担当者ごとに役割を固定すると、「この業務はこの人しかできない」という状態が生まれやすくなります。休暇や退職の際に引き継ぎが滞り、全体の進行が遅れる原因となります。知識やノウハウが共有されなければ、新任者の立ち上がりにも時間がかかります。特定の人に依存する体制は、組織にとって長期的なリスクを抱える要因となります。

総務にツールを導入することで期待できる効果

ツールを導入することで、総務の業務はスムーズに進めやすくなります。時間の節約や作業の精度向上、担当者の負担軽減など、期待できる効果は幅広いです。ここでは、ツール導入によって得られる5つのメリットを解説します。

作業時間の短縮

最も分かりやすい効果は定型業務の自動化による時短です。備品発注や勤怠処理、書類の印刷や郵送といった繰り返しの作業をツールに任せれば、余計な手間を省けます。浮いた時間を別の業務に回すことで全体の流れに余裕が生まれ、突発的な依頼にも柔軟に対応しやすくなります。

業務の精度の向上

入力や集計をシステムに任せることで人為的なミスの削減が期待できます。正確なデータが揃えば、他部署との情報共有や社外対応も円滑に進みます。正しい情報が蓄積されることは、監査や契約関連業務においても、企業の信頼性にもつながります。

総務スタッフの負担軽減

ツールを導入することで残業削減と働きやすさの向上が見込めます。予約や問い合わせを任せれば業務量は減り、休暇も取りやすくなります。快適な環境が整えば定着率が高まり、組織の安定にも寄せられます。業務効率化と人材確保を同時に支える手段といえるでしょう。

コスト削減

導入費用はかかりますが、長期的には経費圧縮に結びつきます。残業代や外注費の抑制だけでなく、誤りやトラブル対応にかかる工数も減少します。人員増を最小限に抑えられることで、採用や教育にかかる費用の削減効果も望めます。

多様な働き方に対応しやすくなる

クラウドサービスを導入すれば、テレワークや在宅勤務といった働き方を後押しできます。社外からでも業務を遂行できる体制が整えば、従業員は安心して仕事に取り組めます。その環境は採用や人材の定着にも良い影響をもたらし、長く働きやすい職場づくりにつながります。柔軟な勤務スタイルに対応できる環境を築くことは、これからの企業に欠かせない要素です。

総務におすすめのツール｜タスク管理

さまざまなタスクを抱えやすい総務にとって、タスク管理ツールの導入は業務の見える化と効率化に生かせます。まずは3つの定番ツールを比較し、それぞれの特徴や導入ポイントを整理してみましょう。

Trello（トレロ）

Trelloはカンバン方式を採用したタスク管理ツールで、カードを移動させるだけで進捗を更新できます。会議準備や備品発注などの短期業務を一目で整理でき、関係者とのやり取りも視覚的に把握できます。自動化機能や外部サービスとの連携も備えており、日常業務をわかりやすく整理したいときに適しています。

料金：無料プランあり／有料プランあり

Asana（アサナ）

Asanaは複数プロジェクトを一元的に管理できるプラットフォームです。リストやカレンダーで全体を俯瞰し、タスクの順序や節目を設定することで長期的な計画も管理しやすくなります。イベント運営や複数部署が関わる施策など、複雑な進行を体系的に整理できる点が特長です。中規模以上のチームで活用すると効果を発揮します。

料金：無料プランあり／有料プランは月額約10.99USD～

Jooto（ジョートー）

Jootoは日本語UIを備えたタスク管理サービスで、ガントチャートを標準搭載しています。タスクをドラッグ＆ドロップで更新でき、年度計画や研修スケジュールといった長期的な業務の整理に強みがあります。公式サポートやヘルプ記事も整っており、初めての導入時も不安を抑えられる設計です。日本企業の利用環境に合わせた柔軟性も評価されています。

料金：無料プランあり（個人1名）／有料プラン提供

総務におすすめのツール｜スケジュール管理

会議や備品の調整を紙や個別カレンダーで管理すると手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。その解決策として導入が進んでいるのがスケジュール管理ツールです。ここでは総務の業務効率化に役立つ代表的な3つのサービスを紹介します。

Google カレンダー

Googleカレンダーはアカウントがあればすぐに使える予定管理サービスです。個人の予定だけでなく、チームでの共有や通知設定も簡単に行えます。Google Workspaceを導入すれば会議室や備品の予約、セキュリティ強化といった機能が加わり、組織全体の予定を一括で管理できます。直感的な操作性と高い汎用性から、日常業務の調整から出張管理まで幅広く活用されています。

料金：無料プランあり／Google Workspaceは月額約800円（税抜）〜

Microsoft To Do（マイクロソフト トゥ ドゥ）

Microsoft To Doは日常業務を細かく整理できるタスク管理サービスです。「今日の予定」機能で優先タスクを明確にでき、ステップ機能を使えば業務を小分けに整理できます。Outlookと連携することで、メールを直接タスク化できる点も特徴です。多岐にわたる業務の中から重要度を判断し、抜け漏れを防ぎたい場面に適しています。

料金：無料（Microsoftアカウントで利用可能）

TeamOn（チームオン）

TeamOnはスケジュール管理に加え、チャットやファイル共有、会議室予約などを統合したグループウェアです。予定の調整だけでなく、リソースや情報をまとめて扱えます。CSVやPDFで出力できるほか、多言語対応機能を備えており、国内外の拠点を含む調整にも活用可能です。

料金：公式サイトに記載なし（問い合わせにて案内）

総務におすすめのツール｜備品管理

紙やExcelによる備品台帳管理では、棚卸のたびに入力や確認作業の負担が生じやすく、管理精度の低下を招くこともあります。こうした課題に対応するのが備品管理クラウドサービスです。ここでは、総務業務の効率向上によく用いられる3つのツールを紹介します。

Convi.BASE（コンビベース）

Convi.BASEは備品や資産をクラウド上で一元管理できるサービスです。バーコードやICタグを利用して棚卸や貸出状況を即時に把握でき、Excel管理で生じやすい重複入力やミスを減らせます。スマートフォンやハンディ端末からも利用でき、現場での確認作業を効率的に進められる点も特徴です。

料金：月額5万円台〜（利用内容により変動）

Circurental（サーキュレンタル）

Circurentalは備品や機材を予約から返却まで一括管理できるクラウドサービスです。利用状況を可視化することで、使用頻度の低い備品を共有し、不要な購入を抑えられます。Microsoft 365やChatworkとの連携に対応し、通知機能を通じて申請や承認を円滑に進められるのも魅力です。イベント用備品や会議機材の管理に導入しやすい設計です。

料金：要問い合わせ

Assetment Neo（アセットメントネオ）

Assetment Neoは備品に加え、リース品や固定資産まで統合管理できるクラウドサービスです。バーコードやQRコード、RFIDを活用した管理に対応し、棚卸の精度を高められます。全国に拠点を持つ企業でも一括管理できる設計となっており、契約更新や廃棄処理まで含めた資産管理を効率化できます。

料金：Lightプラン月額40,000円〜

総務におすすめのツール｜情報共有

社内の情報が紙やメールに分散すると、必要なときに探し出すのに手間がかかります。共有の仕組みを整えることで、会議記録や規程集などを集約でき、社員がいつでも確認できる環境を整えられます。ここでは、情報共有に有効な3つのツールを紹介します。

Stock（ストック）

Stockは議事録やマニュアルをフォルダとノートで整理し、検索機能で横断的に探せる情報共有サービスです。シンプルな設計で操作性が高く、公式サポートも充実しています。必要な情報をすぐに確認できることから、会議記録や業務手順の共有に活用されています。

料金：無料プランあり／有料プランは月額2,500円〜（5名まで）

Scrapbox（スクラップボックス）

Scrapboxはページ同士をリンクでつなげ、ネットワーク型で知識を整理できるサービスです。リンクと検索機能により情報の関連性をたどりやすく、複数部署をまたぐ知識共有に向いています。規程集や技術情報の共有に利用される事例もあり、属人的な管理を減らす工夫がされています。

料金：有料プランは1ユーザー月額1,100円〜

Yappli UNITE（ヤプリユナイト）

Yappli UNITEはノーコードで自社専用アプリを構築できるプラットフォームです。ニュース配信や業務マニュアル、イベント情報などを一元化し、スマートフォンから手軽にアクセスできます。社内ポータルやデジタル社内報として導入されており、全社的な情報伝達を支援する仕組みとして利用されています。

料金：要問い合わせ

総務におすすめのツール｜ペーパーレス化

契約書やマニュアルを紙で保管すると、印刷コストや保管スペースが増え、更新や配布の負担も大きくなります。ペーパーレス化を推進することで、検索性や共有スピードが向上し、業務効率を高められます。ここでは、文書管理や資料配布を効率化できるサービスを紹介します。

ActiBook（アクティブック）

ActiBookはPDFや紙資料をクラウドにアップロードするだけで電子ブック化できるサービスです。動画や音声を埋め込んでわかりやすい資料を提供でき、教育や研修の教材配布にも活用されています。アクセス解析機能により閲覧ページや滞在時間を把握でき、資料改善にも役立ちます。印刷や郵送コストを削減でき、情報発信の効率化を支援します。

料金：無料プランあり（上限冊数あり）／有料プランは見積制

Notion（ノーション）

Notionはドキュメント作成、データベース、タスク管理を一元的に扱える統合サービスです。共同編集やコメント機能が充実しており、改訂履歴も保持されるため履歴管理にも対応できます。テンプレートを使えば社内規程やマニュアルを短時間で整備でき、情報共有とナレッジ活用を同時に進められます。無料プランも提供しており、導入しやすさと拡張性を兼ね備えています。

料金：無料プランあり／有料プランは月US$10〜（年払い）

楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）

楽々Document Plusは契約書や請求書を電子保存し、承認フローまで統制できる文書管理システムです。電子帳簿保存法に対応し、改ざん防止やタイムスタンプ付与で法的要件も満たします。検索機能やアクセス権限管理により必要な文書を安全かつ迅速に扱える点も強みです。大企業から中小企業まで幅広い導入実績があり、ガバナンス強化と業務効率化を両立できます。

料金：要問い合わせ（利用規模により変動）

総務におすすめのツール｜反復作業の自動化

定型処理やルーチンワークは総務の負担を増やす要因です。自動化ツールを導入すれば業務効率が高まり、担当者が本来注力すべき業務に時間を割けるようになります。ここでは導入実績が豊富なRPAサービスを取り上げます。

WinActor（ウィンアクター）

WinActorはNTTグループが開発した国産RPAで、画面操作をそのまま記録してシナリオ化できるのが特徴です。プログラミング知識がなくても利用でき、Excel入力や複数システム間のデータ転記を自動化します。国内での利用実績が多く、マニュアルや研修教材も整備されており、初めてRPAを導入する組織でも取り入れやすい設計です。小規模から大規模まで段階的に展開できます。

料金：要問い合わせ

業務自動化RPA RKシリーズ（ピービーアール ピーケーシリーズ）

キーエンスが提供するRKシリーズは、直感的な操作性とナビゲーション機能を備えたRPAです。初めてでもシナリオを作成しやすく、導入前後の無償サポートによって安心して利用開始できます。残業者抽出やアカウント発行といった繰り返し業務を効率化でき、人的リソースを必要な業務に振り分けやすくなります。導入事例も多く、安定稼働と使いやすさが評価されています。

料金：要問い合わせ

Autoジョブ名人（オートジョブ）

Autoジョブ名人は長年の導入実績を持つ国産RPAで、安定稼働に定評があります。スケジュール設定や自動通知に加え、最新版では生成AIを活用した資料整理や問い合わせ対応も支援可能です。受注関連業務や議事録作成など幅広い業務に適用できるため、事務作業全般を効率化できます。多様な業務に対応できる柔軟性と、国内サポート体制も利用者に安心感を与えています。

料金：要問い合わせ

総務におすすめのツール｜コミュニケーション

総務は社内外の調整や情報共有を担うため、やり取りの効率が業務の質を高めるうえで欠かせません。コミュニケーションツールを導入すれば依頼や報告を一元化でき、情報の抜け漏れを防ぎやすくなります。ここでは導入実績が多く、総務部門で利用しやすい3つのサービスを紹介します。

Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは、日本発のビジネスチャットで、チャット・タスク管理・ビデオ通話・ファイル共有をひとつの画面で扱えるよう設計されています。メッセージからタスク化でき、担当者や期限を設定すれば進捗の把握も容易です。UIは簡潔でわかりやすく、操作に迷いにくい点が魅力です。多くの中小企業を中心に採用されており、社内外の連絡手段を整理したい場面で利用されています。

料金：無料プランあり／有料プランは年払い税込770円〜

Slack（スラック）

Slackは世界中で利用されるコミュニケーションプラットフォームです。Google WorkspaceやZoomなど2,600以上の外部サービスと連携可能で、ワークフロー機能を使えば申請や報告の自動化にも対応します。チャンネルを使ったプロジェクト管理により、情報を分かりやすく整理でき、大規模組織での部門間連携にも強みを発揮します。

料金：無料プランあり／有料プランは年払いUS$7.25〜

Zoom（ズーム）

Zoomは安定した映像と音声で利用できるWeb会議サービスです。会議やウェビナーに加え、オンライン説明会や受付業務にも対応可能です。分科会用のブレイクアウトルームや投票機能など多彩な機能を備えており、社内外での打ち合わせや大規模イベントでも活用できます。国内外の拠点をつなぐ手段として広く導入されています。

料金：無料プランあり／有料プランは月2,200円前後〜

総務におすすめのツール｜お問い合わせ対応

問い合わせ業務は日常的に発生し、担当者の負担を増やす原因となります。電話やメールに依存した対応が続けば、時間が奪われるだけでなく、回答の質にもばらつきが生まれやすくなります。問い合わせ対応ツールを導入すれば、定型的な質問を自動で処理し、複雑な案件に担当者が集中できる環境を作れます。ここでは、問い合わせ対応の課題を解決する3つのツールを取り上げます。

その問い合わせ、AIが答えます｜IZANAI（イザナイ）

毎日の問い合わせ業務に時間を取られていませんか？AIチャットボット「IZANAI（イザナイ）」は、FAQやマニュアルの情報をもとに、自動で高精度に回答する生成AIチャットボットです。ノーコードで誰でもすぐに導入でき、カスタマーサポートの定型対応を大幅に削減。

人が対応すべき「本当に重要な問い合わせ」に、もっと集中できる環境を作りましょう。

IZANAI（イザナイ）の主な特徴

• 社内資料やWebページを登録するだけで回答が可能
• PDF・Excel・WebサイトのURLなど、複数ソースを同時に学習
• FAQ整備が不十分でも、曖昧な質問に対応
• 面倒なシナリオ設計が不要
• 2週間の無料トライアル可能

参考：FAQを最適化するAIチャットボット｜IZANAI Powered by OpenAI

AIさくらさん

AIさくらさんはティファナ・ドットコムが提供するAI接客・問い合わせ対応システムです。Webサイトや店舗端末に導入でき、音声や多言語対応にも強みがあります。来訪者や従業員の質問に即時対応できるため、窓口業務の省力化に加えて利用者体験の向上も実現します。導入企業は自治体や金融機関など幅広く、幅広い場面で運用されている点も信頼性につながっています。

料金：要問い合わせ

チャットプラス

チャットプラスは国産のチャットボットプラットフォームで、カスタマイズ性の高さが特徴です。有人チャットと自動応答を組み合わせられるため、問い合わせ内容に応じた柔軟な対応が可能です。テンプレートやFAQ機能も整備されており、短期間で導入・運用を開始しやすい点が評価されています。企業規模や業種を問わず利用され、顧客対応や社内ヘルプデスクにも幅広く展開されています。

料金：無料トライアルあり／有料プランは月額1,500円〜

総務におすすめのツール｜電子署名

契約や稟議を紙で処理すると、印刷や押印、郵送に手間と時間がかかります。電子署名サービスを導入すれば契約業務をオンラインで完結でき、時間短縮とコスト削減につながります。ここでは国内で利用が進む3つのサービスを取り上げます。

クラウドサイン

クラウドサインは弁護士ドットコムが提供する電子契約サービスで、契約書をアップロードして送信するだけで署名が完了します。紙や押印を廃止できるため、郵送や保管コストを削減でき、契約業務のスピードを高められます。テレワーク環境にも適しており、導入社数は累計250万社以上と国内最大級です。

料金：無料プランあり／有料プランは月11,000円〜

Money Forward クラウド契約（マネーフォワード）

Money Forward クラウド契約は同社の会計・労務サービス群と連携できる電子契約サービスです。契約情報を会計システムと統合でき、経理処理の効率化を実現します。証跡管理機能も備えており、監査や内部統制の観点からも安心です。契約業務と経理処理を一体で扱いたい企業に向いています。

料金：月額5,980円〜（利用内容により変動）

シヤチハタクラウド

シヤチハタクラウドは印影をベースにした承認フローを構築できる電子契約サービスです。既存の押印文化に馴染みやすく、契約書や稟議書など日常的な承認業務をスムーズに電子化できます。中小企業から大企業まで幅広く導入されており、段階的に電子署名へ移行したい組織にも導入しやすい設計です。

料金：月額220円〜

総務におすすめのツール｜労務管理

労務業務は法改正や制度変更の影響を受けやすく、紙やExcelで管理していると手間やリスクが増します。クラウド型の労務管理サービスを導入すれば、人事・給与・勤怠をまとめて処理でき、業務の負担を抑えられます。

人事労務 freee

人事労務 freeeは給与計算や入退社手続き、勤怠管理をクラウドで処理できるサービスです。マイナンバーや社会保険関連の書類作成にも対応し、法改正に自動アップデートで対応します。労務管理を属人化させずに運用でき、中小企業でも導入しやすい価格設定がされています。効率化とコンプライアンス対応を同時に進められる点が特長です。

料金：月額2,000円〜（5名まで・年払い税別）

ジョブカン労務管理HR

ジョブカン労務管理HRは雇用契約書や年末調整をクラウドで一元的に処理できるサービスです。電子申請に対応し、ハローワークや年金機構への届け出もオンラインで完結します。ペーパーレス化によるコスト削減と、業務スピード向上を両立できる点が評価されています。導入規模に応じた柔軟な利用が可能です。

料金：月額440円〜

SmartHR（スマートエイチアール）

SmartHRは国内で高いシェアを持つ労務管理クラウドです。社員データベースを中心に、社会保険手続きや雇用契約、年末調整をオンライン化できます。法改正や制度変更への対応力が高く、利用企業は7万社を超えています。組織全体で人事・労務を効率的に扱える環境を構築できるため、多くの企業から支持を集めています。

料金：要問い合わせ

総務にツールを導入する流れ

ツールを取り入れる際は、段階を追って準備することで混乱を防げます。業務の棚卸しから試行、検証までの流れを押さえることで、導入効果を実感しやすくなります。以下では、具体的な手順を解説します。

1.総務の業務の流れを整理する

まずは業務を書き出すことから始めます。たとえば「会議室予約」「備品発注」「請求書処理」「出張申請」などを一覧化し、それぞれについて担当者・タイミング・所要時間を表にまとめます。Excelやスプレッドシートを使い、1件あたりの処理時間や月間件数を記録すると、後の比較の参考になります。

2.問題点・課題を抽出する

整理した業務の中で「1件あたり10分かかる処理が月50件ある」「担当者によって手順が異なる」といった具体的な課題を洗い出します。請求書処理なら「紙を印刷→押印→郵送」が発生している、といった細かい手順まで分解することで、どこをツールで置き換えると効果が大きいか判断できます。

3.業務改善計画を作る

抽出した課題に対して改善計画を立てます。予算を考慮しながら「備品管理はクラウド型の管理システムに移行」「会議室予約はGoogleカレンダーに統合」といった具体策を決めます。改善点が複数ある場合は、費用対効果を基準に優先順位をつけます。

4.業務改善計画を実行する

最初は影響範囲の小さい業務から着手します。具体的には「備品の申請フローをチャットツールに移行」など、小規模で試しやすい業務です。慣れたら段階的に拡大し、会議室予約や出張申請など規模の大きい業務にも広げます。いきなり全業務に適用すると混乱が生じるため、1〜2か月単位で区切って実施しましょう。

5.定期的に見直す

導入後は「処理時間が導入前より何分短縮したか」「月間の問い合わせ件数が何件減ったか」といった数値で効果を測定します。あわせて、従業員アンケートで使いやすさや不満点を集め、改善に活かします。半年ごとに見直す仕組みを組み込み、新しいニーズに対応できるようにしておくと定着しやすくなります。

総務にツールを導入するときの注意点

ツールは便利な反面、導入の仕方を誤ると業務がかえって滞る可能性があります。実務に沿った形で運用するためには、次の3点を意識することが大切です。

ツールに任せる業務の範囲を明確にする

ツールが便利だからといって、全てを任せるのは適切ではありません。備品管理システムを導入する場合、在庫の登録や申請受付などのシンプルな作業を任せ、高額な備品購入や予算承認は担当者が判断するようにしましょう。この切り分けを曖昧にすると、承認の停滞や二重入力といった問題を招きます。導入前にあらかじめ「自動化する業務」と「人が対応する業務」を整理しておくことが大切です。

導入コストと効果のバランスを考える

初期費用や月額費用だけでなく、運用やサポートにかかる負担も含めて検討しましょう。見落としやすいのが「時間コスト」です。新しいシステムを習得する期間やマニュアル整備の時間も投資として扱うべきです。効果を測定する際は「1件の処理を5分短縮し、月100件で合計500分＝約8時間削減」といった具体的な数値を算出すると、導入効果を冷静に判断できます。

定着には時間がかかると理解する

新しい仕組みを導入すると、従業員は慣れ親しんだ方法を変える必要があるため、当初は戸惑いが生じます。したがって、まずは一部のチームで試行し、改善点を洗い出してから段階的に展開すると効果的です。併せて操作ガイドやFAQを整えておけば、疑問を解消しやすくなります。

ツール活用が総務の働きやすさを支える

総務は業務範囲が広く、人手不足や属人化による負担が発生しやすい部門です。備品発注や会議調整といった定型業務はツールに任せ、判断を伴う業務は人が担う体制にすることで効率は高まります。業務が整理されれば休暇取得が進み、従業員のモチベーション維持や離職防止も図れます。

総務の効率化を行う際には、スケジュール管理やタスク管理に加えて、社内外の問い合わせに対応するAIチャットボットの活用も有効です。クラウドサーカスが提供するAIチャットボットサービス「IZANAI Powered by OpenAI」は、自社のマニュアルや規定を学習させ、定型的な問い合わせを自動で回答できる機能を備えています。総務担当者が抱える日常的な問い合わせ対応の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中する環境を提供できます。

ツールは導入して終わりではなく、定期的な見直しと改善を積み重ねることで本来の力を発揮します。自社に合ったサービスを選び、段階的に運用に取り組んでいくことが、企業全体の生産性向上につながるでしょう。